Betaling for drivstoff og smøremidler: kontraktsutførelse, beregningsprosedyre, regler og funksjoner for registrering, periodisering og betaling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Situasjoner oppstår ofte når en ansatt på grunn av produksjonsbehov blir tvunget til å bruke eiendommen sin. Oftest handler det om bruk av maskinen. Arbeidsgiver er dessuten forpliktet til å kompensere for dette: betale for drivstoff og smøremidler (POL), avskrivninger og andre kostnader. Hvordan gjøre det så effektivt som mulig?

lovgivningsmessig rammeverk

Ikke mange forstår engang hva det vil si å betale for drivstoff og smøremidler og kompensasjon for bruk av personlige kjøretøy. Og dette utnytter arbeidsgiverne. Selv om deres plikt til å kompensere den ansatte for kostnadene er nedfelt i artikkel 188 i arbeidsloven. Imidlertid, som det vil bli sett nedenfor, er bruken ikke det beste alternativet. Mye mer nyttig informasjon finnes i sivil- og skatteloven. For å dra nytte av alle fordelene de gir, må du forholde deg til problemet riktig.

Hvordan fungerer det i praksis?

Ofte får en ansatt et valg: enten går du 300 km til en annen by i varmen på en buss,eller kjøre egen bil. Det kommer aldri opp for ham at utgiftene til å betale for drivstoff og smøremidler og ikke bare kan og bør kompenseres til ham. Bedrifter drar fordel av ansattes juridiske analfabetisme. De fleste vet ikke hva drivstoff på jobb og kostnadskompensasjon er.

Dette gjelder forresten ikke bare bilen, men også enhver annen personlig eiendom som den ansatte bruker i utførelsen av sine offisielle oppgaver. Bare personlig transport brukes oftest. Følgelig er betaling av drivstoff og smøremidler til ansatte på bekostning av arbeidsgiver normen. Selv om ikke alle arbeidsgivere godtar å betale.

Et par eksempler

Alle som noen gang har prøvd å jobbe som salgsrepresentanter har opplevd dette. Et annet eksempel der ansatte oftest bruker egen transport er drosjer. For å motta kompensasjon må den ansatte bruke bil eller annen eiendom kun med kunnskap og tillatelse fra ledelsen. Og alt må dokumenteres.

Betaling for drivstoff og smøremidler til ansatte – hva er det?

Ofte vet ikke selv regnskapsmedarbeidere svaret på dette spørsmålet, enn si vanlige ansatte. Mange tror at drivstoff og smøremidler bare er drivstoff: bensin eller diesel. Dette er ikke helt sant. Faktisk er mange flere ting referert til som drivstoff og smøremidler (drivstoff og smøremidler):

• smør;
• frostvæske - om vinteren;
• andre nødvendige forbruksvarer.

Følgelig inkluderer betalingen for drivstoff og smøremidler ikke bare kostnadene for drivstoff.

Hvordan gjøre det offisielt?

Det er 3 måterformaliser avtalene dine med arbeidsgiveren:

• tilleggsavtale til arbeidskontrakten;
• bilutleieavtale;
• kontrakt for levering av transporttjenester.

Hver av dem har sine fordeler og ulemper. La oss se på dem i detalj nedenfor.

Tilleggsavtale til arbeidskontrakten

Det enkleste er å inngå en tilleggsavtale med arbeidsgiver til arbeidsavtalen. Enklere betyr imidlertid ikke mer effektivt: det vil ikke være lett for ansatte å motta betaling for drivstoff og smøremidler på bekostning av arbeidsgiver. Nedenfor er et eksempel på en slik avtale.

Det skal stå tydelig:

• merke og egenskaper ved kjøretøyet;
• beløpet på månedlig kompensasjon og kostnadene som arbeidsgiver også dekker: betaling for drivstoff og smøremidler, pågående og større reparasjoner, diagnostikk og vedlikehold, forsikring;
• frist for når den faktiske kostnadsrapporten må sendes inn;
• vilkår innenfor hvilke arbeidsgiver kompenserer den ansattes utgifter.

Den ansatte må ofte reise etter instruks fra ledelsen, eller arbeidets reiseform tilsier utførelsen av hans offisielle oppgaver. Faktisk, i henhold til loven, er betaling for drivstoff og smøremidler ved bruk av personlige kjøretøy, samt kompensasjon for andre utgifter, bare mulig hvis det er et produksjonsbehov.

Hver måned sender den ansatte en rapport om turene sine, der han angir:

• reisedato;
• avgangstidog returner;
• destination;
• formål med turen.

I tillegg må dette dokumentet inneholde datoen for kompilering og den ansattes signatur.

Fordeler og ulemper med en tilleggsavtale

Erstatning av arbeidstakers utgifter i henhold til en arbeidsavtale kommer først og fremst til fordel for arbeidsgiver. Tross alt kan du alltid begrense den til størrelsen fastsatt i regjeringsdekret nr. 92 av 8. februar 2002: 1200 rubler - for biler med en motorkapasitet på mindre enn 2000 cm³ og 1500 rubler - for biler med en motorkapasitet på mer enn 2000 cm^3.

Slik kompensasjon passer imidlertid neppe den ansatte – med gjeldende bensinpriser er det nesten umulig å innfri den. Arbeidsgiver må følgelig inngå kompromisser og inngå en leieavtale eller kontrakt om levering av transporttjenester, eller betale av egen lomme – det vil ikke være mulig å utligne kompensasjon gjennom skattekutt.

Hvordan leie en bil?

I dette tilfellet vil forholdet mellom partene være styrt av Civil Code. I praksis er bareboat-utleie mer vanlig. Nedenfor kan du se en typisk kontrakt.

Det er obligatorisk å spesifisere i leieavtalen:

• bilegenskaper: merke, produksjonsår, farge, karosseri og motornummer, oppgi nummer;
• fremleiebetingelser - det er ønskelig å forby arbeidsgiver å leie ut bil til noen andre;
• andre ordninger - hvem og i hvilken tidsramme gjennomfører MOT, hvem betalerforbruksvarer og vedlikehold, til hvilke formål bilen kan brukes - for eksempel kun persontransport.

Når du inngår en leieavtale, må du forstå at du dermed overfører bilen din til selskapet, om enn midlertidig, men for bruk. Mens under en arbeidskontrakt er det bare du som kan bruke bilen.

Derfor må leieavtalen angi nøyaktig hvordan arbeidsgiver kan bruke bilen din. Ellers må du ikke bli overrasket over at du blir tvunget til å frakte diverse varer eller en eller annen form for søppel - tross alt eier selskapet nå bilen, om enn midlertidig.

Viktig: sørg for å fikse prisen på bilen ved leietidspunktet i kontrakten.

Ofte er det et problem med at partene ikke vet hvordan de skal foreskrive betaling av drivstoff og smøremidler i leieavtalen. Til og med advokater krangler om dette. Beregning av betaling for drivstoff og smøremidler utføres på grunnlag av fraktbrev - i henhold til faktisk kjørelengde. For dette er det spesielle regler, som avskrivningen foretas på grunnlag av.

Eksperter anbefaler fortsatt å inngå en leiebilavtale med betaling for drivstoff og smøremidler. Dette er imidlertid etter avtale. Dersom leieavtalen ikke gir betaling for drivstoff, inngås egen avtale om betaling for drivstoff og smøremidler med leverandøren, og sjåføren får utstedt drivstoffkort med en viss grense.

Det er også viktig å spesifisere andre nyanser på forhånd: betaler bedriften deg et fast beløp hver månedeller betalingen er timebasert - avhengig av faktiske arbeidstimer, hvem og hvordan betaler for forsikring.

kontrakt for levering av transporttjenester

Brukes mye sjeldnere - hovedsakelig hvis varer fraktes med personlig transport. Tenk deg et flyttefirma. I stedet for å anskaffe eller lease en bil, kunne hun ha inngått en kontrakt med en laster som eier ønsket bil for levering av transporttjenester.

Dermed ville lasteren utføre sine umiddelbare oppgaver (lasting og lossing) i henhold til arbeidsavtalen. Og han ville privat tilby tjenester for transport av disse varene fra punkt A til punkt B. Men for dette ville han måtte utstede en IP, fordi gründervirksomhet er forbudt i Russland uten registrering.

Hvordan kan en bileier optimalisere avgiftene?

For å leie en bil eller tilby transporttjenester, må en ansatt utstede en IP. Han kan strengt tatt leie ut bilen sin uten å være gründer. Men hvis det er flere slike biler, må du fortsatt utstede en IP. I tillegg, i dette tilfellet, betaler han mindre skatt - 6% på forenklet skatteinntekt, i stedet for 13% personlig inntektsskatt. Personlig inntektsskatt på 13 % vil imidlertid fortsatt bli holdt tilbake fra hans offisielle lønn.

Det er en annen viktig nyanse her. Uavhengig av prestasjoner til den enkelte gründer, må han betale forsikringspremie, selv om han ikke har ansatte. Beløpet er fast og i 2018 er 32 385 rubler. Men hvis inntekten til en individuell gründer overstiger 300 000 rubler per år, datilleggsbetaling på 1 % av differansen "inntekt minus 300 000 rubler".

Men forsikringspremiene kan imidlertid ikke overstige et visst beløp. I 2018 er dette 212 360 rubler til pensjonsfondet (disse pengene "forsvinner ikke", men går til dannelsen av den fremtidige pensjonen til gründeren) og 5 840 rubler i form av bidrag til helseforsikring. Til sammen kan forsikringspremiene for individuelle gründere ikke overstige 218 200 rubler per år.

Ved første øyekast er forsikringspremier unødvendige tilleggskostnader. Men er det virkelig slik? Ikke egentlig. Faktum er at individuelle gründere har rett til å redusere forskuddsbetalingen under det forenklede skattesystemet "Inntekt" med mengden av bet alte forsikringspremier. Når du leier en bil, kan du dermed ikke betale skatt i det hele tatt (skattebeløpet vil neppe overstige de innbet alte bidragene), og det er helt lovlig. Og hoveddelen av innbet alte bidrag går til din fremtidige pensjon.

Viktig: statusen til en individuell gründer og det forenklede skattesystemet fritar ikke gründeren fra å betale transportavgift. Det skal uansett betales. Men eiendomsskatt i dette tilfellet trenger ikke betales.

Et eksempel på hvordan en individuell gründer øker inntektene fra å leie en bil

La oss forestille oss at Ivan leide bilen sin til Romashka LLC, som han er ansatt i, for 100 000 rubler i måneden. Samtidig tar selskapet seg av dagens og større reparasjoner av bilen, samt betaling for drivstoff og smøremidler og annet forbruksmateriell.

Uten å registrere en individuell gründer, ville en ansatt bare motta 1 044 000 rubler i året. Arbeidsgiveren, som fungerer som Ivans skatteagent, vil uavhengig holde tilbake 13 % av personlig inntektsskatt fra dette beløpet. Samtidig etter å ha utstedt en IP på det forenklede skattesystemet"Inntekt", Ivan ville betale følgende skatter:

• forsikringsbidrag til pensjonsfondet: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 rubler;
• bidrag til helseforsikring: 5840 rubler;
• USN 6 %: 100 000 × 12 × 6 % - 41385 - 5840=24775 rubler.

Følgelig var nettoinntekten hans 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1 128 000 rubler. Dessuten ville 41 385 rubler gått til Ivans fremtidige pensjon, og ikke til statskassen. Dermed vil skattebesparelser utgjøre 125 385 rubler per år. Eller litt mer enn 10 000 rubler i måneden.

Dessuten, i det første tilfellet betaler Ivan personlig inntektsskatt umiddelbart. Faktisk ser han ikke engang disse pengene - arbeidsgiveren overfører skatten for ham. I den andre mottar Ivan hele beløpet "i hendene". Og så betaler han skatt. Dessuten kan han fordele dem som han vil i løpet av året - det viktigste er å betale alt senest 31. desember.

Muligheten til å administrere tidspunktet for skattebetalinger gir en betydelig fordel. Anta at Ivan bestemte seg for å fordele skattebyrden jevnt og betale det forf alte beløpet hvert kvartal.

Dermed kan han i tillegg frigjøre følgende beløp:

• januar - 100 000 × 13 %=13 000 rubler;
• februar - 100 000 × 13 % +13 000=26 000 rubler;
• mars - 100 000 × 13 % + 13 000 + 13 000=39 000 rubler.

Fram til slutten av mars kan han bruke disse pengene slik han finner det passende. Og først da betale den tilsvarende betalingen for forsikringspremier, og dermed redusere forskuddsbetalingen under det forenklede skattesystemet "Inntekt".

PåVed første øyekast ser det ut til at beløpene er små. Men hvis Ivan øker inntekten med 10 ganger – lei ut flere biler eller velg leasing i stedet for å leie, vil besparelsene bli imponerende.

Hvordan kan en bedrift spare skatt?

Hvis selskapet er på DOS (generelt skattesystem) eller det forenklede skattesystemet "Inntekter minus utgifter" (en av typene forenklet skattesystem), så er kostnadene ved å leie bil, levere transporttjenester eller utbetaling av kompensasjon etter arbeidsavtale kan tas i betraktning for å redusere skattegrunnlaget. Riktignok i sistnevnte tilfelle, for biler, er fradragsbeløpet begrenset ved lov.

Ved leie av bil på DOS blir ikke bare husleien utlignet, men også:

• drivstoff og smøremidler og andre forbruksvarer;
• vedlikehold og overhaling av biler;
• Vedlikehold, vask, parkeringsavgifter og bilparkering;
• forsikring;
• sjåførlønn.

I tillegg er det kun dokumenterte utgifter som innregnes som fradragsberettigede utgifter. Samtidig må de være økonomisk begrunnet.

Viktig: selskapet er ikke eier av den leide bilen, og er derfor ikke forpliktet til å betale eiendoms- og transportavgifter.

Bedrifter tjener vanligvis mer penger enn leiebil koster. Ved å redusere inntektsskatten er det derfor mulig å mer enn kompensere for alle faktisk påløpte kostnader.

Sumarize

Arbeidsloven artikkel 188 forplikter arbeidsgiverKompenser den ansatte for bruk av personlig transport til offisielle formål. Hvis slik bruk skal være sporadisk, er det nok bare å inngå en passende tilleggsavtale til arbeidsavtalen og levere rapporten i tide.

Men hvis en ansatt uten bruk av personlig transport ikke kan utføre pliktene sine og blir tvunget til å bruke bilen sin i forretningsøyemed hele tiden, vil ikke denne kompensasjonen kunne dekke det meste av de faktiske kostnadene som påløper. Er det bare på bekostning av fortjenesten til bedriften. Organisasjonen vil kunne bruke slik kompensasjon til å redusere inntektsskatten bare med det beløpet som er fastsatt ved lov, som ikke vil dekke en gang en tidel av de faktiske kostnadene.

Denne tilnærmingen er derfor ikke gunstig for verken den ansatte eller bedriften. Og alt på grunn av særegenhetene ved beskatning: en ansatt, som individ, betaler for mye personlig inntektsskatt, og selskapet kan ikke optimalisere skatten ordentlig. Det er mye mer lønnsomt for begge parter å inngå en leieavtale eller levere transporttjenester (hvis andre passasjerer eller last skal transporteres).

Bare i dette tilfellet vil den ansatte måtte utstede en IP - prosedyren er ikke komplisert og tar ikke mye tid. Noen tror at etter å ha blitt en individuell gründer, vil de ikke kunne jobbe som privatperson. Men det er faktisk mulig - loven forbyr det ikke.