Prosjektledelsesplan: beskrivelse, sammenstilling, analyse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hva er en prosjektledelsesplan kan forstås ved å forstå begrepet prosjektledelse. Det er en kunst og en vitenskap på samme tid, godt etablert i en forbrukerorientert markedsøkonomi. Det er en strukturert utarbeidelse av en arbeidsplan med utpeking av delmål for bestemte datoer. Som et ledd i gjennomføringen utpekes et ansvarlig prosjekt som skal utføre arbeidet, og tilsynsorganer som skal overvåke etterlevelse av regelverket. Er prosjektledelse alltid effektiv? Hvem eller hva påvirker sluttresultatet?

Teoretisk aspekt

Prosjektledelsesplanen er alltid forbundet med innovative implementeringer og består av elementer i analysen av et nytt produkt, marked, forbrukerkategorier. Hovedformålet er å løse den planlagte oppgaven på kortest mulig tid med maksimal besparelse i penger.ressurser.

Ved design har hvert prosjekt en begrenset innovativ effekt. Innovasjon manifesteres i en individuell tilnærming til å skape varer som skiller seg fra lignende varer eller tjenester. Denne muligheten lar deg systematisk avgrense og endre egenskapene til et produkt eller en tjeneste.

Denne parameteren er en integrert del av styringsplanen for prosjektkommunikasjon, utvikling av nye produkter, reparasjon av byggearbeid eller valgkamp, dannelsen av et informasjonssystem i selskapet.

Det teoretiske aspektet innebærer kombinerte kunnskaper, ferdigheter, måter og midler for å skape et nytt produkt og en tjeneste. For å møte markedets krav og investorenes forventninger, er det nødvendig å finne den optimale balansen mellom kostnader, tidsfrister, mål og kvalitet på prosjektet som gjennomføres.

Prosjektplanen bør logisk koble alle kunnskapsområder med de tilgjengelige ressursene og potensialet til utøverne.

Systemtyper

Enhver oppgave, som å lage et nytt produkt og deretter selge det, kan gjøres med eller uten en prosjektstyringsplan.

Det første alternativet vil være basert på bruk av et matrisesystem, som bestemmer ansvarlig (leder) for prosjektet. Han vil rapportere til direktøren, og hans gruppe vil bestå av ansatte fra ulike avdelinger som fritas fra direkte arbeidsoppgaver i løpet av prosjektet. Slike personalendringer krever samhold i teamet og en klar forståelse av prosjektets mål og resultater.

Det andre alternativet forutsetter at en av avdelingslederne blir oppnevnt som ansvarlig. Alle prosjektoppgaver vil bli utført av ansatte ved denne enheten. Men generelt vil ansatte ikke ha en fullstendig forståelse av denne oppgaven og vil oppfatte den som en ekstra belastning. Som et resultat kan timing og resultater være uforutsigbare.

Utvalg av prosjekter

Bedrifter bruker prosjekter på jobben som en utradisjonell metode for å ta initiativ som ikke kan brukes i den daglige driften. Deres andel i selskapene øker hvert år.

Prosjekter er alltid forskjellige, men de har noe til felles. Dette er betingelsene for begrenset tid, søket etter kompetente utøvere og ekstra penger. Følgende veibeskrivelser skiller seg ut:

1. Arkitektonisk design. For å lykkes i virksomheten er det nødvendig med deltakelse fra ingeniører, designere, forbrukere og investorer. Et slående eksempel er oppfinneren og arkitekten fra USA, B. Fuller, som klarte å interessere folk og utvikle en modell av modulære bad. Disse rommene er et økonomisk alternativ og brukes fortsatt i dag til bygging av boligbygg.
2. Konseptuell visjon. Poenget er å skape forhold som bidrar til å skape nye ideer. Et eksempel er et prosjekt med telefonselskaper i USA som leter etter en måte å beskytte telefonkiosker mot røvere. Av de mange alternativene har vi valgt en rustfri stålkonstruksjon. I dag kan dette elementet observeres på inngangsdøren.i mange bygninger.
3. Planlegging. Det er veldig viktig å bygge en sekvens av prosjektgjennomføring. I henhold til dette kriteriet klarte for eksempel Yellowstone nasjonalpark å implementere hovedplanen for vekslingen og vedlikeholdet av den.
4. Konstruksjon av objekter. Arbeidet fokuserer på overholdelse av normer og regler for konstruksjon, samt på systematisk kontroll av hvert trinn. Fraværet av en kontrollerende instans kan føre til ødeleggelse av objektet med uforutsett skade.

Før man bestemmer seg for en av tilnærmingene, er det nødvendig å utarbeide en kvalitetsstyringsplan for prosjektet. Ved produksjon av medisinsk utstyr eller medisiner er det bedre å fokusere på kvaliteten på planleggingsstadiene. I tilfellet når det ferdige produktet må gjenbrukes fra et område til et annet, for eksempel installasjon av klimaanlegg og varmesystemer i fleretasjesbygg, er fokuset på kontroll.

suksessfaktor

Prosjektledelsesplanen er i dag en integrert del av et vellykket resultat. Tidligere var etableringen karakteristisk for tradisjonelle produksjonsområder (forsvar, energi, konstruksjon). For tiden brukes denne tilnærmingen av nesten annenhver bedrift, eller rettere sagt, 45 % av alle organisasjoner. Disse inkluderer finansinstitusjoner som leverer tjenester og varer til selskapet.

Ofte føler et produktfokusert firma behov for å systematisk endre det som svar på nye kundekrav. I dette tilfellet skaperprosjektledelsesplan. I dag fungerer de fleste organisasjoner gjennom denne tilnærmingen.

Tips for å lage en plan

I praksis møter mange bedrifter i deres bestrebelser vanskeligheter og går konkurs. For eksempel, Lockheed, som mislyktes med L-1011-flyet, eller Deep Tunnel-prosjektet, hadde som mål å øke kloakkinfrastrukturen i byen Chicago. Bedrifter har pådratt seg store kostnader ved å prøve å beholde det de klarte og selge til en viss grad - produktet deres.

Hovedårsaken til feilene var at den detaljerte utviklingen av prosjektstyringsplanen ikke ble gjennomført, og selskapets ledelse var fullstendig fokusert på sluttresultatet, og ikke på påfølgende stadier for å nå målet.

For å implementere en vellykket bedrift, er det nødvendig å utvikle et konsept med en klar handlingsrekkefølge, samtidig som du vurderer følgende tips:

1. Se prosjektet fra en tredjepart. Denne teknikken lar deg objektivt vurdere hva som skjer, ta en ny titt på situasjoner, løse problemer som har oppstått og vurdere kostnadene;
2. Deleger beslutningstaking. En slik tilnærming vil gi en forståelse av delmålene for prosjektet, øke effektiviteten med flere ganger;
3. Lag en reserveplan. Ytterligere alternativer for å løse problemer som har oppstått vil bidra til å spare tid og penger. Og å dele konseptet i flere deler vil bringe det nærmere ferdigstillelse.

Ansvarlig for ledelse

KvalitetsstyringsplanEt prosjekt er da effektivt når lederen oppfyller visse kriterier. Å velge en person som er i stand til å utføre de nødvendige aktivitetene og ta selskapet til et nytt nivå er en risikabel oppgave. Det er imidlertid bedre å ikke utsette løsningen av problemet.

Kandidatens hovedegenskaper bør være ansvar, ambisjon, evne til å lede mennesker og høy kompetanse. I praksis er ikke dette nok, for han må også kjenne til innholdet i arbeidet. Styringsplanen for prosjektomfang består i de fleste tilfeller av trinn:

• dokumentasjonsutvikling;
• fordeling av fullmakter og oppgaver;
• godkjenning av arbeidsplan;
• oppretter scenarier for uventede situasjoner.

Endelig er det bedre å foretrekke motiverte og selvnominerte søkere. Dette viser hovedtrekket til en leder – evnen til raskt å ta seriøse beslutninger.

Prosjektrisiko

Risikostyringsplanen er et strukturert system for å identifisere faktorer, vurdere dem og svare på dem. Den består av tilgjengelige og akseptable prognosenormer når det gjelder konsekvensene av et scenario.

Det finnes flere nivåer av risikostyring i virksomheten:

• identifisere tilnærminger og utarbeide en handlingsplan;
• søk etter risikoer som kan endre resultatet av prosjektet;
• kvalitativ og kvantitativ risikovurdering;
• utvikling av metoder og prosedyrer for å redusere mulige trusler;
• overvåking av gjennomføringen av hele prosjektets syklus.

Ressurser

Du kan påvirke økningen i de endelige resultatene av konseptet, samt redusere kostnadene og timingen av arbeidet, ved å velge moderne teknologier, kvalifiserte ansatte og økonomiske ressurser for å fullføre oppgaven. Teknologiene som brukes og prosjektressursstyringsplanen anses som nøkkelverktøy for selskapets suksess.

Sammen med nøkkelen er det ekstra verktøy som trengs for å administrere nøkkelen. For eksempel kan de inngås kontrakter som lar deg tiltrekke de nødvendige ressursene til rett tid. Skipene tilskriver personellstyringssystemet og selve konseptet, dannelsen av informasjonsinteraksjon for alle deltakere.

Rating

Analyse av prosjektstyringsplaner inkluderer to elementer: en vurdering av strukturen og en undersøkelse av gjennomføringsgrad. Analyse er nødvendig for å forstå hvordan konseptet er effektivt når det gjelder investerte ressurser.

Det første elementet inkluderer en vurdering fra ansatte av indikatorer, oppgaver, sluttresultater av arbeidet. Her gjøres justeringer av den fremtidige arbeidsprosessen. Alle videre prosesser vil være knyttet til ytelsesanalyseelementet, der utført arbeid registreres og prognoser utvikles.

De fleste bedrifter bruker et konseptkriterieevalueringssystem, der de vurderer kostnader, arbeidets varighet og kvaliteten. Hvis noen av kriteriene ikke er oppfylt, dannes det en plan for prosjektendringsstyring. I dette tilfellet er det en revisjon av verdiene til indikatorer, oppgaverblir justert.

Den siste fasen av analysen er sammenligningen av oppnådde resultater med de planlagte.

Uforutsette omstendigheter

Styrelsens ro i uforutsette situasjoner og hans tilstrekkelige vurdering av problemene som har oppstått spiller en viktig rolle i gjennomføringen av prosjektstyringsplanen.

Mangelen på denne kvaliteten hos en leder og mangel på tid til å vurdere konsekvensene av noen beslutninger er hovedårsakene til problemene. Uløste oppgaver som dukket opp helt i begynnelsen av arbeidet kan ikke løses, noe som vil føre til manglende tidsfrister eller unødvendige økonomiske kostnader. Samtidig kan frykt og usikkerhet i ledelsens handlinger raskt spre seg til hele arbeidsgruppen. Dette er psykologisk oppførsel. Derfor er det veldig viktig for en leder å ha konsentrasjon og ikke miste fatningen ved å skjule følelser.

Prosjektets allsidighet

Enhver prosjektledelsesplan krever at mange oppgaver håndteres samtidig. Samtidig må hvert spørsmål besvares nøyaktig og detaljert. Enhver nyanse som dukker opp avgjør selve prosjektets skjebne. Spørsmålet om risikoforebygging løses hovedsakelig gjennom en kompetent tilnærming av spesialister.

For å implementere et vellykket prosjekt, må du observere hastigheten på å fullføre oppgaver, vise oppmerksomhet på detaljer, delegere arbeid til kolleger og evaluere kvaliteten på alle stadier av lanseringen av et prosjekt.

Oppmerksomhet på detaljer

Utføre markedsanalyse, SWOT-analyse, kontantstrømberegning ogandre nøkkelindikatorer gir en økning i effektiviteten til prosjektet. Forretningsplanen for prosjektledelse definerer ikke bare typen satsing som implementeres, men inkluderer også inntekts- og utgiftsprognoser. Den inkluderer følgende elementer:

• bedriftsbeskrivelse;
• markedsføringsstrategi;
• evaluering av konkurrenter;
• operative prosedyrer;
• staff.

Plan som helhet

Alle prosjektmedarbeidere fungerer som en del av en enkelt helhet, fordi det endelige resultatet avhenger av deres handlinger.

Hver deltaker, innenfor sitt ansvarsområde, påvirker arbeidsgruppens ånd og effektiviteten i arbeidet generelt. I ledelsen er det viktig å ikke hele tiden kampanje for gjennomføring av oppgavene som er satt for å oppnå de nødvendige resultatindikatorene, men å sikre at hver enkelt deltaker føler sin betydning for felles sak.