Planlegging og økonomiavdeling: dens funksjoner og oppgaver. Forskrift om plan- og økonomiavdelingen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Planlegging og økonomiske avdelinger (heretter k alt PEO) er opprettet for effektiv organisering av økonomien til organisasjoner og bedrifter. Selv om ofte arbeidet til slike avdelinger ikke er klart regulert. Hvordan skal de organiseres, hvilken struktur skal de ha, og hvilke funksjoner skal de utføre?

Introduksjon

I enhver lærebok om økonomi sies det at PEO samler inn økonomiske indikatorer for detaljene i selskapet, analyserer dem og utarbeider utviklingsplaner basert på konklusjonene som ble oppnådd under analysen.

Hvis vi snakker om en liten bedrift, kan denne funksjonen utføres av lederen av selskapet (eller individuell gründer), ettersom omfanget av aktiviteten vokser, kan disse kreftene overføres til en annen person eller til og med en gruppe med folk. Jo større organisasjonen er, jo flere personer i den er ansvarlige for økonomisk planlegging. For å gjøre det lettere for arbeidet er disse menneskene forent i PEO.

PEO-struktur

PEO har en standardstruktur. Denne avdelingen ledes av en person somrapporterer direkte til økonomisjefen, direktøren for reklame og promotering, eller til og med administrerende direktør. Alt avhenger av strukturen i organisasjonen til selskapet som helhet.

Det finnes to typer PEO-strukturell organisasjon:

1. En organisasjon der jobbene til PEO-ansatte er plassert inne i avdelingen.
2. En organisasjon der noen av de ansatte jobber utenfor avdelingen (samler informasjon om arbeidet i bedriften), og noen jobber inne (de analyserer informasjonen som mottas og utarbeider planer).

Den siste typen organisasjon er typisk for produksjonsbedrifter.

Fordelen med den første typen organisasjon er at arbeidet til en slik strukturell enhet i selskapet er lett å kontrollere. Ulempen er at informasjonen ikke alltid mottas av PEO-ansatte i tide.

Hvis du bruker det første alternativet for å organisere planleggings- og økonomiavdelingen og dens funksjoner, bør følgende funksjoner tildeles de ansatte:

• innhente primærdata fra finansielle kilder og strukturelle enheter;
• oppretting av planleggingsmetoder og ledelsesrapportering;
• direkte opprettelse av ledelsesrapportering;
• kontroll og analyse av selskapet som helhet.

Den andre metoden for PEO-organisering brukes ikke mindre hyppig. I dette tilfellet bør de ansatte ved avdelingen betros følgende funksjoner:

• overvåking av gjennomføringen av de utarbeidede planene;
• overvåke gjennomføringen av budsjettet til en bestemt enhet;
• ytelsesanalysespesifikk enhet.

Det er viktig at PEO-er som jobber utenfor deres enhet får alt de trenger for å videre analysere og planlegge for økonomien til organisasjoner og bedrifter.

PEO-ansatte kan rapportere direkte til avdelingsleder, og leder for enhver produksjonsenhet. I det første tilfellet kalles underordning funksjonell, i det andre - administrativ. Slik ser dobbel innsending ut.

Følgende funksjoner bør tildeles økonomen ved planleggings- og økonomiavdelingen:

1. Utvikle bransjemetodologier (både på tvers av firmaet og innenfor individuelle avdelinger i organisasjonen).
2. Utvikling av grunnleggende kataloger som inneholder resultatindikatorer for selskapets divisjoner.
3. Utvikle en policy for selskapsledelse.
4. Utvikling av planleggings- og rapporteringsskjemaer.
5. Utvikling av metoder for å analysere og evaluere bedriftens ytelse.

Fordelen med denne typen organisering av plan- og økonomiavdelingen og dens funksjoner er at all nødvendig informasjon sendes til analytikerne i enheten uten forsinkelser. Ulempen er den svake kontrollen over arbeidet til økonomer som jobber utenfor avdelingen, samt faktumet med dobbel underordning av ansatte.

Denne måten å organisere arbeidet på kan øke antallet ansatte i PEO betydelig til en uberettiget størrelse.

Eksempel på PEO-struktur i ulike virksomheter

Når det gjelder mellomstore bedrifterstørrelse, da har som oftest PEO i dem følgende struktur: lederen er avdelingsleder, og tre spesialister i PEO er underordnet ham.

Hvis vi snakker om et stort foretak, så er strukturen i planleggings- og økonomiavdelingen på den som følger: avdelingslederen er ansvarlig for avdelingen, stedfortrederavdelingen er underlagt ham, til som både avdelingens sjeføkonom og avdelingens ledende økonom er direkte underordnet. To PEO-økonomer rapporterer til sjeføkonomen.

Problemer med IEE

Opgavene til denne avdelingen av selskapet inkluderer utarbeidelse av følgende dokumenter og søknader:

• bedriftens utviklingsplaner og prognoser;
• rapporteringsdokumentasjon av forskjellig karakter (engangs og vanlig);
• nødvendige referanser og analytiske forklaringer;
• økonomiske beregninger;
• investeringsprosjekter og forretningsplaner.

PEO har også visse funksjoner som bør være tydelig angitt i forskriftsdokumentasjonen til selskapet.

Funksjoner til PEO

Funksjonene til PEO er som følger:

• analyse av bedriftens ytelse;
• forecasting company performance;
• vurdering av organisasjonens økonomiske tilstand;
• utarbeidelse av standarder for produksjonsprosesser;
• kontroll av formasjonen og endringer i produksjonskostnadene;
• priskontroll for produkter;
• ledelsesrapportering;
• deltakelse i formasjonenavdelingsbudsjetter.

Alle PEO-funksjoner er sammenkoblet med forretningsprosessene som foregår i selskapet. Det følgende beskriver forholdet mellom disse konseptene.

Forholdet mellom PEO-funksjon og forretningsprosesser i firmaet

De viktigste forretningsprosessene som foregår i selskapet er:

• salg;
• produksjon;
• kjøp;
• forskning og eksperimentell utvikling.

For hvert av stadiene i selskapets arbeid har PEO sin egen oppgave.

Når man jobber med salg av produkter, utfører PEO salgsplanlegging, kontroll og videre analyser. I produksjon av produkter er oppgavene til PEO like.

Når produksjonsprosessen er på stadiet med å kjøpe de nødvendige ressursene, tar PEO seg også med planlegging av innkjøp, deres kontroll og analyse av de ervervede verdiene og midlene. Situasjonen er den samme med forskning og eksperimentell utvikling.

Planlegging, kontroll og analyse er de tre ansvarsområdene en økonom i en virksomhet har når han arbeider med grunnleggende forretningsprosesser. Hvorfor gjøre dette? For å optimalisere de samme prosessene i fremtiden.

Forretningsprosesser kan også være hjelpemidler. De er:

• produksjonsteknologier;
• produktkvalitet;
• engineering;
• kapitalbygging av anlegg;
• logistikk.

Hva er oppgavene til PEO i dette tilfellet? Det samme: planlegging, kontroll og analyse. I det første tilfellet jobbes det med teknologien for produksjon av eksperimentelle utviklinger, iden andre - over sertifisering, lisensiering og metrologi, i den tredje - over vedlikehold av utstyr og energiforsyning, i den fjerde - over bygging av bygninger, i den femte - over transportkostnader.

Organisasjonene som betjener forretningsprosesser er utmerkede, som inkluderer:

• arbeid med personell;
• marketing;
• økonomisk ledelse;
• juridiske tjenester;
• generell administrasjon.

I dette tilfellet endres ikke pliktene til en økonom i bedriften.

Regulering av PEO-arbeid

Noen selskaper lager PEO, men bryr seg ikke i det hele tatt om reguleringen av arbeidet til denne strukturelle enheten. Det er ikke lagt til rette for plan- og økonomiavdelingen.

Hvis organisasjonen ikke regulerer arbeidet til PEO på noen måte, haster det å utarbeide et dokument som løser denne mangelen. Dette dokumentet vil bli grunnlaget for å lage stillingsbeskrivelser for ansatte som jobber i WtE, som vil løse problemene beskrevet i begynnelsen av artikkelen.

Standard forskriftsdokument for plan- og økonomiavdelingen og dens funksjoner inneholder følgende elementer:

1. Generelle bestemmelser.
2. Avdelingsstruktur.
3. Hovedoppgavene til avdelingen.
4. Avdelingsfunksjoner.
5. Rights.
6. Arbeid med andre strukturer i bedriften.
7. Ansvar.
8. Kriterier for evaluering av avdelingens aktiviteter.

Neste, strukturen i dokumentet som regulerer arbeidet og oppgavene til planlegging og økonomiavdeling.

Struktur av dokumentet som regulerer arbeidet til IEE

Seksjonen Generelle bestemmelser inneholder generell informasjon om denne enheten. Spesifisert:

• hensikten med å opprette en avdeling i samsvar med bedriftens økonomiske politikk;
• grunnleggende vilkår;
• en person utnevnt av lederen;
• dokumenterer som denne avdelingen er veiledet av i utførelsen av sine oppgaver.

Seksjonen "Avdelingsstruktur" inneholder informasjon om strukturen til PEO og dens kvantitative sammensetning.

Avsnittet "Nøkkeloppgaver for avdelingen" beskriver hovedoppgavene til EEO, samt listene over rapporter og planer som dens ansatte må sende inn til ledelsen for vurdering.

Hovedoppgaver til PEO

Hovedoppgavene til plan- og økonomiavdelingen, som bør angis i forskriftsdokumentet, inkluderer:

1. Arbeid med økonomisk planlegging, rasjonalisering av økonomisk aktivitet.
2. Utvikle en bedriftsutviklingsstrategi for raskt å tilpasse forretningsaktiviteter til stadig endrede markedsforhold.
3. Utføre en omfattende økonomisk analyse av foretakets finansielle og økonomiske aktiviteter.
4. Statistisk regnskap for alle indikatorer på hvordan selskapet fungerer.
5. Teknisk og økonomisk planlegging av aktiviteter til andre avdelinger i selskapet.

PEO-hovedfunksjoner

Hovedfunksjonene til PEO, som vanligvis er angitt i forskriftsdokumentasjonen, inkluderer:

1. Økonomiskplanlegging av selskapets arbeid, med sikte på å rasjonalisere forretningsaktiviteter.
2. Utarbeidelse av utkast til planer for aktiviteter til andre avdelinger i selskapet. Forarbeidet inkluderer også begrunnelse for inngåelse av visse kontrakter, støttet av beregninger.
3. Utarbeidelse av planer for selskapets produksjon, finansielle og kommersielle aktiviteter for ulike perioder (kort, mellomlang og lang sikt).
4. Informere bedriftsavdelinger om gjeldende planer.
5. Utføre en omfattende analyse av selskapets aktiviteter på alle områder.
6. Overvåke implementeringen av gjeldende planer av avdelinger, samt rettidig rapportering.
7. Opprett rasjonelle poster som øker den byråkratiske byrden på ansatte litt.

Dette er ikke en fullstendig liste over hovedfunksjonene som planleggings- og økonomiavdelingen er pålagt å utføre.

PEO-rettigheter

En spesialist i plan- og økonomiavdelingen har innenfor rammen av sin stillingsbeskrivelse rett til:

• forespørsel fra autoriserte representanter for andre divisjoner i selskapet om dataene som er nødvendige for å kontrollere og analysere deres aktiviteter;
• opprette ekspertarbeidsgrupper hvis oppgave er økonomisk planlegging av organisasjonen;
• innenfor deres kompetanse, delta i forretningsforhandlinger med representanter for andre firmaer og organisasjoner, signere kontrakter;
• organisere analysen av nye programmer og vitenskapelige prosjekter i selskapet for deres effektivitet oghensiktsmessig utvikling;
• kom med forslag til saker som faller innenfor IEEs kompetanse i form av prosjekter.

Interaksjon, ansvar, evaluering

Den regulatoriske dokumentasjonen som styrer arbeidet til PEO inneholder ofte seksjoner som spesifiserer interaksjonen mellom PEO og andre strukturer i organisasjonen; ansvar for alle handlinger begått av ansatte i avdelingen; Evaluering av aktivitetene til IEE.

I seksjonen «Arbeid med andre strukturer i virksomheten» er det kun laget en introduksjon i henhold til malen: «I løpet av sin aktivitet samhandler avdelingen med følgende strukturelle divisjoner (disse divisjonene er oppført nedenfor) . Ved overføring avhenger alt av hvor brede fullmakter som planlegges gitt til PEO-ansatte.

I avsnittet "Ansvar" er det indikert at lederen av IEE tar det fulle ansvaret for avdelingens arbeid; graden av ansvar for ansatte er etablert i samsvar med deres stillingsbeskrivelser; alle ansatte og lederen av PEO er personlig ansvarlige for dokumentene som er utarbeidet av dem og operasjonene som utføres i samsvar med lovgivningen i den russiske føderasjonen.

I avsnittet "Kriterier for evaluering av avdelingens virksomhet" er det foreskrevet to kriterier:

1. Rettidig implementering av oppgaver av høy kvalitet.
2. Kvalitetsutførelse av umiddelbare oppgaver.

Du kan spesifisere andre evalueringskriterier.

Dette fullfører utformingen av forskriftsdokumentet. Naturligvis må den formateres i henhold til designreglene.lignende papirer: alle data må være signert og stemplet og datert.

Kontroll av PEO-drift

Kontrollerer arbeidet til PEO en av følgende ansatte:

• økonomisjef i et firma (i et stort selskap);
• CFO (i et lite eller mellomstort selskap);
• sjeføkonom (i produksjon).

Kontroll av PEO-aktiviteter utføres for følgende formål:

1. Rask utførelse av engangsoppgaver.
2. Overholdelse av rapportering og dokumentflyt, i henhold til selskapets interne regelverk.
3. Sikre påliteligheten til de oppgitte beregningene og rapporteringsdokumentasjonen.
4. Analyse av arbeidet for å identifisere effektiviteten av funksjonen til IEE.

Konklusjon

Hver lærebok om økonomi sier at PEO er en virkelig nødvendig strukturell enhet i et selskap. Uten det reduseres effektiviteten til mange bedrifter og organisasjoner betydelig. Selv om ikke alle selskaper har PEO-er riktig konfigurert.

Et sted er funksjonene til avdelingen ikke klart definert, et sted de ansattes oppgaver. I noen firmaer er det en vanskelig situasjon med underordning av PEO-ansatte. Selv om planlegging i en markedsøkonomi er den viktigste prosessen.

For å fikse problemet, er det nødvendig at lederen av firmaet forstår svarene på følgende spørsmål:

1. Hva er PEO?
2. Hva er strukturen?
3. Trenger dette selskapet det eller kan dets funksjonhenrette én person?

Hvis det er tatt en utvetydig avgjørelse om å opprette en PEO, er det verdt å umiddelbart gå videre til utførelse av regulatorisk dokumentasjon, hvor følgende i tillegg til de generelle bestemmelsene vil bli skrevet:

• avdelingsstruktur;
• rettigheter og funksjoner;
• ansvar;
• arbeid med andre strukturer i firmaet.

Hvis du følger disse anbefalingene når du designer planleggings- og økonomiavdelingen og dens funksjoner, vil selskapet ha en effektiv strukturell enhet.

Faktisk, hvis arbeidet til denne enheten er tydelig etablert, er spesialistene i stand til å optimalisere alle produksjonsprosesser uten å skade aktiviteten. Oversatt til pengenes språk betyr dette at å ha en effektiv PEO lar deg bruke mindre ressurser og tjene mer.