Jobbbeskrivelse av kontorleder med sekretærfunksjoner: funksjoner og krav

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Selv med en liten stab, inkludert bare lederen av selskapet og hans ansatte, trengs en ansvarlig medarbeider som ville være en organiserende kraft som er i stand til å styre og kontrollere arbeidsprosessen - dette er ideen som bestemmer teksten av stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen.

Denne stillingen krever at søkeren har et sett med spesifikke ferdigheter og relevant utdanning, samt evne til å samhandle med mennesker. Listen over krav er imidlertid ikke begrenset til dette.

Jobbbeskrivelse

Allerede ved søknadsfasen kan en kandidat sette seg inn i den normative loven som regulerer hans rettigheter, plikter og plikter i bedriften. Et slikt dokument kalles en stillingsbeskrivelse. Den består av fem hovedseksjoner:

1. Generelle bestemmelser. De inneholder all organisatorisk informasjon: navnet på foretaket, stillingen og den strukturelle enheten den tilhører. Den angir også underordningen, prosedyren for å fylle en stilling og oppsigelse, samt kravene til utdanning ogkvalifikasjoner.
2. Ansvar. Denne delen gir en liste over den ansattes ansvar, samt måter å implementere dem på.
3. Rettighetene til en ansatt, det vil si alle tilleggsmuligheter som bidrar til effektiv utførelse av plikter.
4. Ansvar. I samsvar med denne delen tar ledelsen beslutninger om resultatvurdering, forfremmelse eller straff.
5. Relasjoner. Denne delen regulerer all kommunikasjon med eksterne og interne avdelinger som en ansatt kan ha i løpet av å utføre sine funksjoner.

Prinsipp for å utarbeide en stillingsbeskrivelse

Det normative grunnlaget for utarbeidelse av slike dokumenter er Kvalifikasjonsregisteret for stillingene til ledere, spesialister og andre ansatte (1998). Under utviklingen ble det lagt stor vekt på beskrivelsen av stillingen og vilkårene for at arbeidstakeren skal kunne utføre sine plikter. Spesifikasjonene for arbeidet er inkludert i tittelen på dokumentet, for eksempel "Jobbbeskrivelse av sekretæren" (kontorleder eller regnskapssjef).

I tillegg, hvis det er to stillinger med samme tittel, men forskjellige oppgaver, bør forskjellige dokumenter utarbeides for å gjenspeile disse forskjellene. Stillingsbeskrivelsene til kontorsjefen til personaloffiseren har visse forskjeller fra samme forskrift for sekretæren.

Krav til en kontorsjef

En kandidat til stillingen på en eller annen måte må lede folk. Dette kan bare være et par personer i en liten bedrift eller hele den administrative staben i en stor bedrift. Naturlig,søkeren må være en trygg PC-bruker og kunne arbeide med annet kontorutstyr (skanner, skriver eller faks). En kontorleder er ofte en representant for en bedrift, så god tale og evne til å skrive forretningsbrev er en forutsetning. Svært ofte krever bedrifter at slike ansatte kjenner til det grunnleggende om kontorarbeid og arbeidslover. Kunnskaper i minst ett fremmedspråk er fortsatt en ønskelig ferdighet, men når du søker på en stor bedrift, er dette allerede et av de obligatoriske kravene.

I noen tilfeller må kontorleder kombinere sine oppgaver med funksjonene til andre ansatte. Dette fører til en økning i nødvendig kompetanse. Så en kontorsjef med funksjonene som regnskapsfører må ha passende utdanning og egne spesialprogrammer.

Hovedansvar

Typisk stillingsbeskrivelse for en kontorleder med sekretærfunksjoner inkluderer følgende elementer:

• håndtering av post, både innkommende og utgående; deres omfordeling i selskapet;
• kontroll over tidspunktet for oppfyllelse av forpliktelser i henhold til kontrakter og avtaler;
• gjøre utgående og motta innkommende anrop;
• arbeid med kunder og representanter for partnerselskaper;
• overvåking av tilgjengeligheten av nødvendig skrivemateriell;
• vedlikeholde kontorutstyr i god stand og ringe spesialister i tilfelle havari;
• fordeling av tid innenfor arbeidsplanen (i noensaker og for lederen);
• organisering av nødvendige arrangementer (møter, konferanser, forretningsreiser, firmafester);
• minutter med møter;
• oppdatere og legge til nytt innhold på bedriftens nettsted.

Denne listen inkluderer bare de grunnleggende kravene. Andre elementer kan legges til i henhold til spesifikasjonene i arbeidsavtalen som inngås. Stillingsbeskrivelsen til en kontorleder med funksjoner som personalansvarlig, instruerer for eksempel den ansatte til å vedlikeholde og levere all rapporteringsdokumentasjon i tide eller å erstatte leder for personalavdelingen ved fravær.

Ytterligere ansvar

I tillegg til de grunnleggende funksjonene inneholder stillingsbeskrivelsen til en kontorleder en liste over ulike arbeidsoppgaver som kan variere avhengig av virksomhetens aktiviteter. En kontorsjef kan pålegges å arbeide med administrative myndigheter, dvs. få tillatelse til å drive handel, åpne en filial av et selskap eller datterselskap osv.

En av de mest ansvarlige oppgavene er selve ledelsen av selskapet i fravær av direktøren. Dette er selvsagt kun mulig dersom arbeidstakeren har etablert seg som en ansvarlig og pålitelig person som kan stoles på. I tillegg inneholder stillingsbeskrivelsen til en kontorleder ofte en klausul om behovet for å utstede en generell fullmakt. Et slikt dokument kankreves for eksempel for å motta post av høy betydning.

uformelle krav

Store selskaper lar vanligvis kandidater til denne stillingen gjøre seg kjent med en eksempel på en stillingsbeskrivelse for kontorleder på forhånd, slik at de er fullstendig klar over listen over krav og ansvar.

Men selv med slike fullmakter, må søkeren forstå at han fortsatt er en av de mange ansatte i bedriften. I denne forbindelse bør man ikke glemme det som ikke er stavet i stillingsbeskrivelsen. En kontorleder med funksjoner som sekretær må være en person som er sensitiv for tid for å kunne distribuere den etter behov.

Arbeidsflytoppgaver

Det viktigste kravet til arbeidet hans er effektivitet, så en person som har en slik stilling er forpliktet til å bruke økonomisk kontormateriell, kontrollere mengden elektrisitet som forbrukes.

For øvrige ansatte i bedriften har kontorsjefen ansvar nesten på linje med hodet. På grunn av dette må han sørge for at arbeidsforholdene er i samsvar med aksepterte sanitære standarder og sikkerhetsregler. Til slutt, i utførelsen av sine direkte plikter, får kontorsjefen tilgang til hemmelig dokumentasjon, så et av kravene er signering av en avtale om taushetsplikt for forretningshemmeligheter eller annen informasjon som kan skade selskapets posisjon i markedet.

Riktig kontor-manager

Selvfølgelig gjør utførelsen av en slik rekke plikter arbeidstakeren til å nyte spesielle rettigheter. De er også skrevet ut i stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen. Essensen av noen av dem, for eksempel muligheten til å få tilgang til konfidensiell informasjon, stammer direkte fra behovet for å oppfylle jobbansvaret. Andre er assosiert med maktprivilegier. Så kontorlederen har rett til å kreve av resten av de ansatte å rette opp feilene de har gjort ved uaktsomhet i produksjonsdokumenter, angi mengden oppmuntring for dem eller ilegge straff for uaktsomme.

Ofte er kontorsjefen bindeleddet mellom ansatte og ledere. Denne stillingen gir ham mulighet til å arbeide for bedre arbeidsforhold og presentere kollektive ønsker for å forbedre kvaliteten på arbeidet til både en enkelt avdeling og bedriften som helhet.

Funksjoner i stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen for salgsavdelingen

Kontorledere har lenge vært uunnværlige i store og små bedrifter, så de trenger litt spesialkompetanse for å fylle en slik stilling. Et vanlig tilfelle er når flere kontorledere jobber ved samme virksomhet med spesielle funksjoner, som det er en senior over. Stillingsbeskrivelsene deres er i hovedsak de samme, men er forskjellige i et tilleggssett med funksjoner.

Dersom en kontorsjef jobber i salgsavdelingen, kan stillingsbeskrivelsen hans inneholde elementer som:

• søk etter nye utsalgssteder;
• sporing av endringer i etterspørselsstrukturen;
• utarbeidelse av rapporteringsdokumenter om perfekt salg;
• direkte arbeid med kunden for å motta bestillinger og deres påfølgende behandling;
• arbeider med å informere kunder om mulige endringer i vareutvalget og omberegning av priser;
• organiser nødvendige møter;
• signering av kontrakter for levering av varer.

Ytterligere krav kan være relatert til spesifikasjonene til varene som tilbys av selskapet. Hvis selskapet er involvert i salg og kjøp av fast eiendom, kan kontorsjefens oppgaver omfatte utarbeidelse av informasjonshefte og utførelse av spesifikke dokumenter.

Ansvar for kontorsjef

Ved manglende oppfyllelse av sine plikter, når de begår lovbrudd, inkludert avsløring av forretningshemmeligheter, eller andre handlinger som skader selskapets image, er kontorsjefen ansvarlig i samsvar med normene for det administrative, sivile og straffelover. Hvis det ble påført organisasjonen materiell skade, idømmes straffen i samsvar med bestemmelsene i arbeidsloven.