Organisasjonens tre mål: dannelse, opplegg

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

I dag finnes det et planleggingsverktøy som kalles et måltre. Eksempler og måter å bygge det på for en organisasjon vil bli diskutert i denne artikkelen.

Hver aktivitet starter med planlegging. For å gjøre noe, må du først ha en bestemt handlingsmodell.

Kompetent planlegging av organisasjonens aktiviteter er mer enn halvparten av suksessen til hele virksomheten.

Generelt konsept for begrepet

Nesten alle kan forklare dette konseptet. Målet er det ønskede resultatet som organisasjonen planlegger å oppnå i løpet av sin virksomhet. Hver bedrift som ønsker å lykkes i virksomheten bør strebe etter å oppnå det. Målet som er satt fungerer ikke bare som en målestokk for aktiviteten til organisasjonen, men brukes også til å sette standarder og evaluere ytelse.

Ofte å sette mål for å oppnå det som er tiltenkt er basert på antakelser om mulig fremtidig utvikling, så realiteten av implementeringen og tilstrekkeligheten er basert på nøyaktighethypoteser.

Mål har en frist. Jo større den er, desto større er usikkerheten om den mulige fremtiden. Følgelig settes mål med en lengre forhåndsbestemt periode i en mer generell form.

Det mest generelle utsagnet som rettferdiggjør fremveksten og driften av en organisasjon kalles et oppdrag.

Hva er strategi

Suksessfulle bedrifter legger mye vekt på strategi. Dette er en hovedplan for implementering av visse oppgaver som bestemmer deres betydning for organisasjonen.

Med andre ord er en strategi en kjede av mål som fører til et bestemt planlagt utfall av hendelser.

Hva er oppdraget

Dette begrepet brukes på ulike felt – medisinsk, religiøst og andre. Organisasjonens oppgave er den filosofiske begrunnelsen av selskapets aktiviteter, dets ideologiske komponent, idealet som selskapet bør strebe etter i løpet av sin eksistens.

Hovedkomponentene i organisasjonens oppdrag:

• Kundefokusert.
• Sannhet. Oppdraget må være ærlig utt alt, ikke ha noen tvetydige tolkninger, og også samsvare med tingenes virkelige tilstand.
• Unikhet. Oppdraget skal være noe som gjør bedriften din unik, skiller den fra konkurrentene.

Hvis oppdraget setter en generell retningslinje for alle aktiviteter i organisasjonen, er målet mer universelt og spesifikt.

Formuleringsprinsipper

Når du formulerer et mål, er det viktig å følge følgende prinsipper:

• Spesifikt. Det er nødvendig å formulere mål så klart og presist som mulig slik at alle forstår hva som står på spill.
• Målbarhet. Det er en mulighet til å kvantifisere om et resultat er oppnådd. dette gjøres ved å sammenligne det med det tidligere oppgitte målet. Du kan måle det etter kriterier som antall positive anmeldelser, forhold, frekvens av hva som skjer, tid, gjennomsnitt og så videre.
• Tilgjengelig. Målet bør være i tråd med selskapets nåværende kapasitet.
• Betydning. Målet bør ikke være i strid med oppdraget, så vel som andre ambisjoner til organisasjonen.

Prinsipp for å administrere en organisasjon

Ledelsen er basert på følgende prinsipper:

• Utvikle mål ned til nivået til hver enkelt ansatt. Samtidig skal ikke ansattes og organisasjoners planer motsi hverandre.
• Synkronisering og justering av ansattes mål på mellomstadier av vurderingen.
• Interaksjon mellom leder og medarbeider i utforming av mål, deres koordinering.
• Gjennomfør regelmessige medarbeidersamtaler og tilbakemeldinger fra ansatte.

Metoder for å sette mål i en organisasjon

Planlegging i ethvert selskap kan sentraliseres og desentraliseres.

• Desentralisert planlegging er å sette mål av hver strukturell enhet i selskapet separat.
• Sentralisert planlegging av aktiviteter i en organisasjon innebærer at det finnes en sentral myndighet elleret morselskap som direktiv setter mål for sine underordnede selskaper. Alle ressurser rettet mot å løse de fastsatte oppgavene er også fordelt sentr alt.

Typer of goals

De kan betinget deles inn i strategiske og taktiske.

• Strategisk - dette er de som oppnår vil bringe organisasjonen til et nytt økonomisk eller strukturelt nivå. Klassiske eksempler på strategiske mål er: innovasjon og handlingsplanlegging, å ta en viss markedsandel. Hver organisasjon har imidlertid sin egen strategi.
• Taktisk – dette er de som gjenspeiler bestemte stadier for å oppnå strategiske. De er operative (mål for en viss tidsperiode, kvartal, år og så videre).

Alle mål kan også deles inn i enkle og komplekse. De enkle utføres i ett trinn. Komplekse involverer en hel rekke aktiviteter for implementeringen. Avhengig av oppgavenes kompleksitet og fokus, bygges et hierarki av mål.

De er også kortsiktige, mellomlange og langsiktige. Det avhenger av den oppgitte fristen.

• Kortsiktig – dette er de målene som er fullført innen en periode på opptil ett år. De krever maksimal spesifisitet og klarhet i ordlyden.
• Middels sikt - dette er målene, og implementeringen av disse er planlagt fra ett til fem år.
• Langsiktig – implementeringen krever mer enn fem år.

De kan også være:

• Operasjonell - utføres regelmessig over en langtid.
• Design – utført en gang.

For å kunne bygge strukturen og hierarkiet av mål riktig, avhengig av deres haster og betydning for bedriften, brukes ofte måltremetoden. Denne tilnærmingen er et av de mest effektive verktøyene for oppgaveplanlegging.

Hva er et måltre

Dette begrepet dukket opp for ikke så lenge siden, så ikke alle er kjent med essensen. En organisasjons måltre er en hierarkisk struktur av alle organisasjonens mål, vist som et diagram eller en tabell.

For å implementere de strategiske planene til selskapet, kan både operasjonelle og prosjektmål på ulike nivåer brukes.

Måltremetoden innebærer en slik oppdeling av organisasjonens strategiske oppgaver i enklere, slik at den lavere oppgaven, som implementeres, blir et verktøy for gjennomføringen av den høyere. Samtidig er hver viktig oppgave delt inn i flere enklere for å oppnå maksimal forenkling av strukturen.

Hvordan bygge et måltre

La oss vurdere mer detaljert algoritmen for å danne organisasjonens måltre.

• Først bestemmes hovedmålet for organisasjonen. Den er formulert i en eller to setninger og skal forklare hva som skal skje til slutt.
• Deretter er målet dekomponert - det er delt inn i enklere oppgaver, hvis gjennomføring sammen vil føre til at det oppnås. Denne prosessen børoppfyller følgende krav:

-divisjonen må være fullstendig, ingen komponent bør gå glipp av;

-divisjonen må være eksklusiv. Ingen enkel oppgave kan inneholde en annen;

-divisjon må ha et felles grunnlag for alle enkle problemer.

-divisjonen skal være enhetlig. Hvert nivå må være sammensatt av oppgaver av samme skala og betydning.

• Restriksjoner som gjelder for hver spesifikke organisasjon er dannet.
• Analyse av alternativer for hver oppgave. Hvilken som helst av dem kan gjøres på forskjellige måter. Alle mulige implementerings alternativer blir analysert og de mest optimale velges.
• Deretter bygges oppgaver og funksjoner for ansatte og avdelinger.

Diagram for måltre

Som du vet, oppfattes informasjon alltid bedre visuelt. Derfor er organisasjonens måltre avbildet i form av en tabell eller et lagdelt diagram, hvor toppnivået er hovedmålet for organisasjonen.

Neste undernivå vil være disse målene, hvis implementering vil føre til oppnåelse av det viktigste.

Følgende er målene som vil føre til implementering av de på høyere nivå. Hver av dem er gjenstand for nedbrytning så lenge det gir logisk mening. Antall nivåer i måltreet avhenger av kompleksiteten og størrelsen på organisasjonen.

Jo større virksomheten er, jo mer kompleks strukturen er den, desto flere nedbrytningsnivåer vil det være i treet. Dermed er hierarkiet av mål for organisasjonen direkte relatert til dens struktur ogfunksjoner.

For klarhetens skyld bør hele diagrammet vises på ett ark.

Når du leser diagrammet, bør det være klart hvordan du kan nå noen av målene som presenteres, både store og enkle.

Klarhet i å forstå hvordan man oppnår de fastsatte målene er et kriterium for å vurdere et tre med tanke på dets egnethet for videre arbeid.

Måltrefunksjoner

Et detaljert, visuelt vist oppsett over alle mål er nødvendig, ikke bare for store selskaper der det er mange avdelinger, ansatte og oppgaver.

Måltreet til organisasjonen effektiviserer enhver aktivitet, fungerer som en veiledning i alle mulige valg, gjør at du husker alle de nødvendige elementene for å gjøre forretninger.

Treet av mål på eksempelet på et hotell

Målet til denne institusjonen er å tilby kvalitetsinnkvartering for bygjester i en atmosfære av hygge, komfort og letthet.

Alle hoteller streber etter å maksimere fortjenesten.

Måltreet til et lite hotell kan bygges som følger:

Målnivå	Description
Hovedmål	Få høyest mulig fortjeneste
Hovedmål	Forbedre tjenestekvaliteten				Utvidelse av utvalget av mulige tjenester			Introduksjon av reklame og markedsføring
Delmål på første nivå	Forbedre kvaliteten på produksjonsprosessen		Forbedre samhandlingen med personalet		Tjenesterkonferanser og banketter		Levering av cateringtjenester	Annonsere og tiltrekke nye kunder		Øke kundelojalitet
Delmål på andre nivå	Kjøp av nytt utstyr for mer effektiv rengjøring	Oprettelse av CRM - systemer for akselerert booking og service	Personalopplæring	Nytt motivasjonssystem for ansatte	Tildeling og oppussing av møterommet	Opprette et konferanserom	Kafé eller restaurant på stedet	Internettannonsering	Distribusjon av kommersielle tilbud for ansattes forretningsreiser til organisasjoner	Klubbkort for vanlige kunder med bonuser og rabatter

Samtidig lages en liste over oppgaver og ressurser for implementering av dem for hvert mål på andre nivå.

For for eksempel å tildele et møterom og reparere det, opprettes følgende liste over oppgaver:

Tilstand - det skal være ledig rom i hotellets lokaler eller mulighet for å frigjøre og omgjøre et av rommene. Samtidig må en slik innovasjon være økonomisk gjennomførbar. Derfor vil oppgavene være:

1. Beregn mulig fortjeneste ved å ha et møterom.
2. Beregn kostnadene for reparasjoner.
3. Enig med reparasjonsteamet og angi den nødvendige tidsrammen.
4. Arranger forhandlinger for kunder.

Formålet med en restaurant eller kafé på hotellets territorium er mindre spesifikt, det bør deles inn iflere nivåer. Hvorfor gjorde vi det ikke?

Faktum er at det er en svært vanskelig oppgave å åpne en serveringsenhet. Det henger praktisk t alt sammen med åpningen av en annen virksomhet. Derfor er alle mulige måter å realisere dette målet først skrevet. Den har vanligvis to alternativer:

• Invitasjon til å samarbeide med en restauratørpartner.
• Åpning av en restaurant av grunnleggerne av hotellet.

Basert på forholdet mellom fordeler og risikoer, velges én vei. Basert på det, utarbeides et nytt tre med mål for å åpne en restaurant på hotellets territorium.