Utgående korrespondanse: registreringslogger, regnskap, prøver, utfyllingsregler

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

I enhver sfære av nasjonaløkonomien er det et papirarbeid som inkluderer mange funksjoner. Blant dem er regnskap for innkommende og utgående korrespondanse en av de viktigste. Det er ingen enkelt virksomhet som fungerer isolert fra andre organisasjoner. Kommunikasjon og samarbeid med kunder, leverandører, finansielle og andre institusjoner er obligatorisk. Derfor kan ikke produksjonsprosessen klare seg uten korrespondanse. Hvem håndterer registreringen av inn- og utgående brev? Hvordan gjøre rede for dem på riktig måte? Hvem trenger det og hvorfor? Vi vil vurdere disse problemene i artikkelen.

Kategorier av korrespondanse. Funksjoner ved utgående dokumentasjon

Det finnes veldig mange former og typer dokumenter, men de faller alle inn i bare to hovedkategorier:

• Sender (utgående e-post).
• Mottatt (innkommende e-post).

La oss se på betydningen av hver kategori.

Korrespondanse, k alt utgående, kan sendes til følgende mottakere:

• Høyere myndigheter.
• Underordnedeorganisasjoner.
• Partnerbedrifter.
• Avdelinger, verksteder og andre strukturelle deler av bedriften.

Hvilke dokumenter sendes til høyere myndigheter?

Praktisk t alt alle virksomheter er underlagt alle organisasjoner (distrikt, avdeling, regional, så vel som departement). Utgående korrespondanse sendt til disse institusjonene kan være rapporter, rapporter, planer for måneden, kvartalet, året, svar på forespørsler. Som regel utstedes det på godkjente standardskjemaer eller på vanlige ark med firmalogo.

Dokumenter for downline-organisasjoner

Ikke alle, men mange virksomheter samarbeider med organisasjoner som er underlagt dem. Det kan være utøvende organer, filialer, små firmaer og andre. Korrespondansen som sendes av ham kan være direktiver, pålegg, varsler, forskrifter, instruksjoner, opplæringsmateriell. Det utstedes også på brevpapir eller vanlige ark med firmalogo. I tillegg kan instruksjoner og opplæringsmateriell ha form av brosjyrer og manualer, men de må følges av instruksjoner på standardskjemaer eller følgebrev med segl og signatur. Hvis det ikke finnes noen, må selve håndbøkene og brosjyrene ha forseglingen til avsenderforetaket og underskriftene fra ansvarlige personer.

Dokumentasjon for partnerfirmaer

Som regel snakker vi i dette tilfellet om leverandører, distributører og kunder. Korrespondansen han sender er ordre, oppslag ommottak av varer, krav, reklamebrosjyrer, varsler om endringer i eventuelle vilkår i en avtale eller kontrakt, forretningsforslag.

Det skal bemerkes at reklamemateriell, prislister, gratulasjoner, invitasjoner, for eksempel til en presentasjon, ikke trenger å registreres.

Dokumentasjon innen samme organisasjon

Denne typen utgående korrespondanse foregår på virksomheter der det er 2 eller flere avdelinger, verksteder, divisjoner. I slike tilfeller gir ledelsen pålegg, vedtak, retningslinjer, instrukser og lignende dokumenter, som sendes til avdelinger og verksteder. Så for ledere og administrasjon vil slik korrespondanse være utgående, og for et verksted eller avdeling - innkommende.

Regler for tidsskriftdesign

Uavhengig av hvor dokumentet sendes, må det regnskapsføres. For å gjøre dette finnes det logger for registrering av utgående korrespondanse. I en tid da datamaskiner og internett ikke fantes, ble slike journaler ført for hånd. De kan være vilkårlige. En vanlig notatbok, regnskapsbok, notatblokk kan brukes. Det viktigste var at magasinet måtte ha sammensydde ark slik at de ikke kunne rives ut. I tillegg måtte de nummereres. Tidsskriftets tittelside indikerte datoen da det ble startet. Tidligere var det nødvendig å sy sidene med tråder, forsegle endene deres med et papirark, som det var nødvendig å sette seglet og signaturen til den ansvarlige personen på. Også på dette arket ble det satt ned det totale antallet nummererte sider. Rettelser var ikke tillatt.

Nå er sømmen av magasinet med tråder lagret nårregistrering av spesielt viktige dokumenter av økonomisk eller juridisk verdi.

Sidene i bladet er nummerert i de fleste virksomheter.

Når siste linje i journalen er fylt, blir datoen for dens slutt satt ned. Den lagres fra 3 til 5 år. Det avhenger av typen korrespondanse som er registrert i den. Rettskjennelser, finansregnskap, langtidskontrakter og lignende anses som spesielt viktige. Du kan bare avhende journalen hvis hvert av dokumentene som er registrert i den har mistet sin rettskraft.

Datahjelp

I denne datateknologiens tidsalder er det vanskelig å finne en kontorist som sporer loggen over innkommende og utgående korrespondanse for hånd. Nå er det et bestemt program som lar deg skrive ut skjemaer eller føre poster på en datamaskin. For å bruke den må du ha:

• Datamaskin med MS Office, MS Excel-programmer.
• Skriver.
• skanner.
• Datamaskin-e-post.
• Et stempel som dette: «Entrance. Nei. _, "_" _20_" Den kan skrives manuelt eller kjøpes ferdig.

Deretter må du gå inn i programmet, laste ned det nødvendige skjemaet og begynne å jobbe med det. Du kan skrive ut skjemaet, lage mange fotokopier, sy dem. Du vil få en journal der du må gjøre notater for hånd. Du kan ikke skrive ut, registrere deg direkte på datamaskinen. Som regel er det slik dokumenter du ikke trenger å signere for.

Hvor mange blader trenger du?

Ofteretil sammen fører virksomhetene én logg over utgående korrespondanse. Noen organisasjoner med mange partnere og andre mottakere kan imidlertid ha flere av disse bladene, for eksempel:

• For registrering av korrespondanse sendt til tredjeparter og for dokumenter innen virksomheten.
• For brev sendt til innenlandske og utenlandske selskaper.
• For dokumenter beregnet på visse organisasjoner (for eksempel sentralkontoret, departementet og så videre) og alle andre. Dette gjøres for å lette dokumenthåndteringen, men enhver journal er utarbeidet i henhold til én standard.

I tillegg har noen organisasjoner separate journaler for hver type dokumentasjon. For eksempel for å registrere utgående bestillinger, regnskapsordrer, varsler, manualer, kundeklager, protokoller og så videre. For å redegjøre for slike dokumenter kan skjemaer med andre kolonner brukes.

Hvordan beholde journaloppføringer

Det skal sies at skjemaene er omtrent like for regnskapsføring av alle typer utgående korrespondanse. Et eksempel som viser hvordan designet skal se ut er gitt i artikkelen vår.

Øverst på hver side er det en "overskrift" med kolonner:

• Serienummeret til oppføringen, det ble også festet til dokumentet.
• Avreisedato.
• Dokumenttittel (f.eks. "Fremdriftsrapport").
• Sammendrag (bokstavelig t alt et par setninger, du kan også legge ned dokumentnummeret).
• Navn på institusjonen korrespondanse sendes til.
• Signatur av ansvarlig registrant.
• Avreisemetode (vanlig eller e-post, faks). Dette elementet har blitt lagt til med bruk av nye teknologier. Tidligere var det ikke i korrespondanseloggene.
• Hvis det sendes svar på en forespørsel eller en utførelsesrapport, skal journalen angi nummeret på dokumentet som det sendte brevet ble opprettet på grunnlag av. Det er også nødvendig å angi data om utøveren (navn, stilling).
• Antall eksemplarer. Noen ganger tildeles en kolonne separat, der antall sider i en kopi er angitt.
• Merk. Informasjon som ikke er inkludert i de forrige kolonnene er angitt her.

Hvis det utgående dokumentet ikke er et svar på en forespørsel eller en rapport, settes streker i kolonnene om utførelse og ansvarlig person.

I vår tid har ikke innholdet og fyllingen av loggen over utgående korrespondanse endret seg. Eksempel vist ovenfor.

Innkommende e-post

Brev og dokumenter kan mottas av bedriften fra følgende kilder:

1. Høyere myndigheter.
2. Underordnede.
3. Partnerfirmaer.
4. Andre institusjoner som ikke er oppført ovenfor (politi, banker, domstoler, private borgere osv.).
5. Innenfor en virksomhet kan innkommende korrespondanse komme fra administrasjonen eller en annen strukturell enhet, for eksempel fra regnskapsavdelingen.

Over ossvurdert hvilke papirer som kan utgjøre korrespondanse fra organisasjonene angitt i de tre første avsnittene.

Dokumenter fra andre institusjoner kan være en stevning til en ansatt, en tvangsfullbyrdelse, en rettsavgjørelse, et søksmål, en klage eller en uttalelse fra en privatperson, og så videre.

Papirene som representerer arbeidsflyten i bedriften kan være svært forskjellige: ledelsesordrer, ordrer, instruksjoner, forskrifter, standarder, sikkerhetsforskrifter, merknader og så videre.

Jobber med innkommende dokumenter

Det er nødvendig å føre oversikt over ikke bare utgående korrespondanse, men også innkommende. Journalen, hvor brev mottatt av foretaket registreres, er utarbeidet etter samme regler som for sendte dokumenter.

Forskjellen ligger i "hetten" på skjemaene. Den skal inneholde følgende kolonner:

• Ord.nummer. Den er også festet til dokumentet.
• Dato mottatt.
• Organisasjonen som sendte dokumentet.
• Hvordan den ble mottatt (via faks, e-post eller vanlig post).
• Dokumentnavn.
• Antall kopier.
• Hvor dokumentet ble sendt (navn på verksted, avdeling eller mappe).

Et eksempel på en av skjemaene til journalen for innkommende korrespondanse er presentert nedenfor.

Dersom det innkommende dokumentet er en ordre eller en metodisk instruks fra ledelsen mottatt av verkstedet (avdelingen) for utførelse, skal registreringsloggen angi hvem som er ansvarlig, og også påførefremføringsnotat, dato og artistens signatur.

Hvem fører journalene?

Enhver ansvarlig person utpekt av lederen kan registrere innkommende og utgående korrespondanse. I dette tilfellet må denne typen arbeidsaktivitet inkluderes i hans stillingsbeskrivelse eller godkjennes etter ordre fra lederen av foretaket. Kontorarbeid i organisasjoner ivaretas som regel av en sekretær. I tillegg kan en ansatt ved kontoret eller en administrator (i små selskaper) utføre registrering av korrespondanse. I noen organisasjoner håndteres korrespondanse av to ansatte - kompilatoren og sekretæren.

Butikker og avdelinger fører også oversikt over innkommende og utgående dokumentasjon. Dette gjøres av en ansatt som er belastet med denne type aktivitet etter ordre fra ledelsen.

Hvordan skal jeg registrere innkommende dokumentasjon på riktig måte?

Registrering av innkommende og utgående korrespondanse er ikke en vanskelig oppgave, men en ansvarlig. Alle dokumenter mottatt av foretaket er regnskapspliktige. Hvis de kommer fra organisasjoner, skal de være stemplet og signert av lederen. Noen ganger kreves det også underskrift av ansvarlige personer, for eksempel regnskapssjef, dersom dette er en faktura utstedt til virksomheten. Brev fra enkeltpersoner, for eksempel forklarende eller påstander, kan bare bære signaturen til personen som har utarbeidet dette dokumentet.

I de fleste virksomheter må all innkommende korrespondanse gjennomgås av lederen for å holde seg à jour med produksjonsprosessene. Han selvbestemmer hva som skal gjøres med de mottatte dokumentene - å akseptere for henrettelse, å gjøre de involverte personene kjent med informasjonen, eller ganske enkelt å arkivere papiret i en mappe. Derfor gir sekretæren, etter å ha registrert den innkommende korrespondansen i journalen, den til lederen. Han setter et merke på hvert dokument hvilken avdeling det skal sendes til.

Basert på denne "dommen" noterer sekretæren i registeret over innkommende korrespondanse i den aktuelle kolonnen den videre "skjebnen" for hvert brev. For eksempel kan en ny forskrift om beregning av premien sendes til regnskapsavdelingen, sikkerhetsretningslinjer til teknisk avdeling, og et krav fra borger Ivanov til produktkvalitetskontrollavdelingen. Dette fullfører arbeidet til sekretæren med den innkommende dokumentasjonen.

Hvordan holder jeg styr på utgående e-post?

Ovenfor har vi undersøkt hvilke papirer som kan relatere seg til denne typen dokumentasjon. I noen organisasjoner må individuelle forespørsler besvares av en assisterende sekretær eller kompilator. I følge GOST R 6.30-2003.12 er et slikt dokument utarbeidet på et spesielt skjema eller på et blankt ark med selskapets logo. Ethvert forretningsbrev som sendes til en organisasjon eller enkeltperson må være stemplet og signert av lederen. Sekretæren skal som regel ta en kopi av dokumentet, som skal arkiveres i riktig mappe.

Utgående korrespondanse registreres i tilsvarende journal. Sekretæren må kontrollere om alle nødvendige segl og signaturer, detaljer om hans firma ogorganisasjonen som dokumentet ble utarbeidet for, legg på det nummeret som tilsvarer det som det er oppført under i journalen, datoen for avreise, navnet på mappen der kopien er arkivert. Hvis korrespondansen som sendes er et svar på et innkommende brev, må du også oppgi nummeret som den er registrert under. Dokumenter må sendes den dagen som er angitt i registreringsloggen.

Hvorfor trenger vi korrespondanseregnskap?

Noen som er langt fra produksjon mener at nøye registrering av inn- og utgående korrespondanse er ekstraarbeid, såk alt papirarbeid. Faktisk utfører korrespondanseregnskap følgende funksjoner:

• Organiserer arbeidsflyten.
• Sikrer rettidig respons på innkommende signaler.
• Strømmer utvekslingen av informasjon innen produksjon.
• Garanterer selskapets effektive deltakelse i utenlandsk økonomisk liv.
• Hjelper deg raskt å finne dokumentet du trenger.

Betydningen av dette arbeidet er åpenbart, så du må nærme deg implementeringen på en ansvarlig måte.