Eksempel på formålet med forretningsreiser for riktig registrering

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Det er kjent at et eksempel på formålet med forretningsreiser lett kan finnes i spesialiserte magasiner for regnskapsførere. Det ser ut til at det ikke er vanskelig å bruke ferdige erfaringer. Men hvis formålet med reisen er feil formulert, kan kostnadene ved den ikke tas med i utgifter for å redusere den skattepliktige fortjenesten til foretaket. Derfor er det nødvendig å begrunne den ansattes forretnings-"reise" med omtanke og nøye.

Hvilke dokumenter å forberede

Det er veldig praktisk når en spesialist som vet hvordan man arrangerer en forretningsreise jobber i en organisasjon. Men i tider med massive permitteringer må mange småbedriftseiere føre sine egne poster og gjøre det meste av det offisielle papirarbeidet.

Private gründere og ansatte som ikke har gjennomført regnskapskurs, er om nødvendig interessert i hvordan reisegodtgjørelser behandles.

Det er ingen hemmelighet at denne prosedyren inkluderer flere trinn.

1. VeilederSelskapet utsteder en bestilling av tjenestereise i T9-skjemaet. Den inneholder:

• Fullt navn ansatt;
• personellnummeret hans;
• posisjon;
• avdeling av bedriften (avdeling, sektor, avdeling) der den ansatte jobber;
• mål og mål for reisen, tidspunktet, finansieringskilder (vanligvis arbeidsgivers midler);
• destination.

Et dokument er vedlagt bestillingen - årsaken til reisen (memo eller invitasjon).

Fram til 2013 var det også pålagt å utarbeide serviceoppdrag og reisebevis. Disse skjemaene er ikke lenger nødvendige. Arbeidskostnadene til regnskapsførere har gått ned, men nye spørsmål har dukket opp: hvordan bekrefter man at det er snakk om en forretningsreise og hvordan kan man bevise at formålet med forretningsreisen er oppnådd?

I denne forbindelse fortsetter ansatte i mange organisasjoner å utstede reisesertifikater. Dette er et lite og samtidig veldig informativt dokument. Formålet i reisebeviset er det samme som i bestillingen.

2. Arbeidsgiver kjøper reisebilletter, bestiller hotellrom.

3. Den utsendte medarbeideren skriver under på at han er kjent med bestillingen, mottar reisebilletter og informasjon om bosted.

4. Dagpenger beregnes. Ved lov er de:

- 700 rub. per dag - når du reiser innenfor den russiske føderasjonens territorium.

- 2500 rub. per dag - for forretningsreiser til utlandet.

Arbeidsgiver kan på eget initiativ øke utbetalingene, men i så fall vil han være forpliktet til å bidra til budsjettetPersonlig inntektsskatt belastet på beløp som overstiger de angitte verdiene.

5. Arbeidstakers lønn beregnes for tiden han oppholder seg utenfor hovedarbeidsstedet. Det er den gjennomsnittlige daglige inntekten multiplisert med antall dager på en forretningsreise. Dersom tidsbruken på forretningsreise faller delvis i helger eller helligdager, beregnes lønnen for denne dagen med dobbel sats.

6. Ved retur fra reise fyller den ansatte ut en forhåndsrapport om påløpte utgifter på skjema nr. AO-1 og legger ved støttedokumenter: reisebilletter, kupong for hotellovernatting, reiseliste, sjekker for betaling av drivstoff, om nødvendig.

7. Oppsummering: ble formålet med turen oppnådd? Arbeidstakeren utarbeider en skriftlig rapport eller sender inn dokumenter som bekrefter gjennomføringen av et arbeidsoppdrag.

Hva hvis det oppgitte formålet med reisen ikke oppnås?

Kan reiseutgiftene i dette tilfellet tas i betraktning for å redusere skattegrunnlaget? Dette problemet forårsaker fortsatt kontrovers mellom regnskapsførere og representanter for Federal Tax Service. Sistnevnte hevder at kostnadene ved en mislykket reise ikke godtas for skatteregnskap.

Regnskapsførere og eiere av foretak fremmer på sin side krav om anerkjennelse av at den ansattes tjenestereise er av produksjonsmessig karakter, uavhengig av resultatet. Ofte klarer de å forsvare synspunktet sitt i retten.

Spesielt et veldig vanlig eksempel på formålet med forretningsreiser - "Sign en kontrakt med kunden." Det ersannsynligheten for at transaksjonen ikke vil finne sted. Skattemyndighetene anser det i dette tilfellet som urimelig å henføre kostnadene ved en tjenestereise til utgifter for å redusere fortjenesten. Imidlertid har bedriftslederne gjentatte ganger klart å bevise at det under forhandlingene ble etablert sterke forretningsbånd med potensielle kunder, noe som kan føre til inngåelse av en kontrakt i fremtiden. Retten anerkjente skattyters rett til å godta reiseutgifter for skatteregnskap.

"Universal"-tekst for jobboppdrag

For tiden anbefaler erfarne revisorer: Hvis det er tvil om at formålet med reisen vil bli oppnådd, er det bedre å angi det i rekkefølgen i generelle vendinger. Ved målsetting er det lov å bruke frie formuleringer. Her er eksempler på formål med tjenestereiser som ikke forplikter den ansatte til å dokumentere at han har fullført oppgaven:

Ivanov I. Og han er på vei til byen N-sk for:

• løsning av produksjonsproblemer,
• forhandlinger om mulig samarbeid,
• etablering av forretningskontakter,
• undersøk markedet for muligheten for å kjøpe varer.»

Den utsendte arbeideren fullførte ikke oppgaven angitt i ordren

Dersom et spesifikt mål ble satt og det ikke ble oppnådd, er det tillatt å kreve et forklarende notat fra den ansatte som inneholder informasjon om:

• hvorfor tjenesteoppgaven mislyktes,
• hva er resultatet av turen,
• enn "reisen" er økonomisk fordelaktig for selskapet.

Hvis det kommer et brev fra skattemyndighetenmyndighetene anerkjenner som regel at det er legitimt å godta reiseutgifter for skatteregnskap.

Hvilke vilkår må være oppfylt ved tildeling av et tjenesteoppdrag?

Dessverre gir ikke de normative dokumentene de riktige eksemplene på formålet med forretningsreiser som et eksempel. Oppgavene som arbeidstaker skal løse under reisen, fastsetter arbeidsgiver selvstendig. Men når du utarbeider en ordre, er det viktig å ta hensyn til noen punkter:

1. For at reiseutgifter skal godtas for skatteregnskap, må produksjonsbehovet for å flytte en ansatt til en annen by eller land være åpenbart. For eksempel kan kostnadene ved å reise til et firmaarrangement eller en prisutdeling ikke inkluderes i utgiftene for å redusere fortjenesten.
2. Mål og mål for tjenestereisen må samsvare med arbeidsoppgavene til den ansatte.
3. Datoen og ruten for "reisen" kan ikke motsi årsaken. For eksempel, hvis en ansatt ble sendt på forretningsreise for å delta i en utstilling, må han reise i motsatt retning innen 24 timer etter avsluttet arrangement.

Reise for seniorpersonell

Førstepersoner i selskaper og deres stedfortreder reiser til andre byer og land, som regel for:

• utføre sentrale forhandlinger med partnere,
• deltakelse i offisielle arrangementer,
• etablering av kontakter med potensielle kunder.

En forretningsreise til en leder er oftest utstedt ikke av en ordre i skjemaetT9, men med en ordre som inneholder setningen: "Jeg reiser til _ med det formål å …". I rekkefølgen, som i rekkefølgen, er det nødvendig å angi det fulle navnet. og den ansattes stilling, destinasjon, formål og mål for forretningsreisen.

Her er eksempler på arbeidsoppgaver som den første personen i selskapet kan tildele seg selv eller sine stedfortreder:

• forhandler med Komplekt LLC;
• demonstrasjon av prøver av produkter fra Standard LLC;
• deltakelse i utstillingen "Electrical Materials of Russia", Moskva 27. september 2016;
• holder en presentasjon for deltakerne på Cosmotechnics-møtet 20. juli 2016;
• deltakelse på seminaret "How to survive the financial crisis" 21. august 2016, holdt av LLC Training Center "Consultation" i Moskva;
• forelesning for studenter og hovedfagsstudenter ved Moscow State University om emnet "Statsstøtte til innenlandske produsenter";
• erfaringsutveksling med deltakerne på konferansen «Business is easy and fun», holdt fra 10. til 15. oktober 2016;
• profesjonell utvikling;
• opplev ny teknologi.

Bedriftsreisen til direktøren og hans stedfortreder kan også ha sammenheng med kvalitetskontroll av arbeidet i selskapets filialer. Her er noen eksempler:

• oppsummerer resultatene av de finansielle og økonomiske aktivitetene til datterselskapet Our Firm LLC for 1. halvår 2016;
• deltakelse i revisjon av finans- og handelsvirksomheten til filialen til OOO "Enterprise" i N-sk;
• analysekvalitet på arbeidet og sertifisering av personell på tilleggskontoret nr. 0233 i A-sk fra 2. september til 10. september 2016

Hensikten med turen kan om nødvendig deles inn i flere smalere oppgaver. De er vanligvis ikke angitt i bestillingen, men gjenspeiles i selskapets interne dokumenter.

Så, for eksempel, kan følgende oppgaver settes for målet om å «forhandle med Perspektiva LLC om mulig samarbeid»:

Bekjentskap og personlig møte med generaldirektøren i Perspektiva LLC: demonstrasjon av reklamemateriell, produktprøver, diskusjon av leveringsbetingelser

Planlagt resultat:

• for å etablere kontakt med lederen av Perspektiva LLC,
• for å gi ham informasjon om konkurransefordelene til selskapets produkter og fordelene ved samarbeid,
• forhandle en kontrakt for levering av det første partiet med varer.

2. Deltakelse i møte med innkjøpsavdelingen til LLC "Enterprise", diskusjon av kontraktsvilkår.

Planlagt resultat:

• Oppnå retten til å levere varer på vilkårene for 100 % forskuddsbetaling, med forbehold om tilbudet fra Perspektiva LLC med en engrosrabatt på ikke mer enn 20 % av prisen angitt i prislisten (alternativ 1);
• Avtal levering av varer i mengden av ett tonn råvarer per måned, uten rabatt, med delbetaling i en periode på ikke mer enn 3 uker (alternativ 2).

Etter hjemkomst fra tur oppsummerer direktøren om formålet med turen er oppnådd.

Forretningsreiser for salgsledere

Hvordan bestiller du en forretningsreiseen ansatt med ansvar for kundeservice og salg? Salgsledere er vanligvis satt klare mål, uttrykt i kvantitative termer. Hvor godt og effektivt en ansatt oppfyller en forretningsplan avhenger av inntjeningen og karriereutsiktene.

Hvis en ansatt med ansvar for å jobbe med kunder ikke klarer å fullføre hovedoppgaven på en forretningsreise (foreta et salg), ønsker arbeidsgiveren fortsatt å få så mye informasjon om den potensielle kunden, utsiktene for samarbeid med ham, samt årsakene til at man klarte å lukke avtalen.

I tillegg er det viktig for lederen av et selskap som har som mål å utvide kundebasen å forstå hvilke av de konkurrerende firmaene den potensielle kunden samarbeider med og på hvilke vilkår kontraktene inngås.

Derfor, når en salgssjef drar på forretningsreise, får han et mål på flere nivåer, som inkluderer oppgaver knyttet ikke bare til forhandlinger med kunden, men også til innsamling av markedsinformasjon.

Hovedoppdrag kan høres slik ut:

• forhandle og etablere første kontakt med Future Client LLC;
• inngåelse av en kontrakt for levering av materialer til selskapet JSC "Customer";
• utvide kundebasen, utforske markedsmuligheter i N-ska;
• deltakelse på utstillingen "Byggematerialer i dag" 01. august 2016;
• utveksling av erfaring med salgssjefer i den vestlige avdelingen av selskapet; deltakelse i bedrifterKonferanse med lønnsomme tilbud;
• Opplæring av nye ansatte i West Branch Sales Department;
• organisering og avholdelse av seminaret "Vellykket arbeid".

"Inngåelse av kontrakt om levering av varer" er det mest populære formålet med forretningsreiser for ansatte som har ansvar for å jobbe med kunder. Det kan avsløres i problemer:

• møte med en representant for innkjøpsavdelingen til Future Customer LLC, identifisering og analyse av behov;
• Besøk til konkurrerende bedrifter LLC "Rival 1" og JSC "Rival 2" som en "mystery shopper": innhenting av prislister, innhenting av informasjon om vilkårene for samarbeid med kunder, utarbeidelse av en rapport for markedsavdelingen, identifisering styrken til LLC "Rival 1" og JSC "Rival 2";
• forhandlinger med leder for innkjøpsavdelingen i Future Client LLC, demonstrasjon av produktprøver, avtale om vilkårene i kontrakten;
• møte med administrerende direktør i Future Client LLC, signering av kontrakten.

Etter hjemkomst fra tur skal salgssjefen levere en rapport om gjennomføringen av hver oppgave og oppnådde resultater. Den er ledsaget av referater med forhandlinger, en analyse av behovene til en potensiell kunde, materialer for markedsundersøkelser, kopier av kommersielle tilbud, en signert kontrakt (hvis noen).

Tilsvarende kan formålet med en tjenestereise formuleres for lederen av klientavdelingen eller direktøren for salgsavdelingen.

Følgende oppgaver kan tildeles ledergruppen:

• utføre en internrevisjon av salgstransaksjoner,
• kontroll over arbeidet til avdelingen av selskapet,
• deltakelse i møtet i Customer Experience Improvement Committee,
• gi salgsrapport til styremedlemmene på årsmøtet.

Reiser for å kjøpe rekvisita

Bedriftsdirektører, så vel som ansatte i innkjøpsavdelinger, drar ofte på forretningsreiser for å kjøpe varer for bedriftens behov.

I dette tilfellet kan bestillingen spesifisere et hvilket som helst eksempel på formålet med forretningsreiser fra følgende:

• forhandler med Possible Supplier 1 LLC og Possible Supplier 2 LLC, diskuterer vilkårene for samarbeid;
• etablere forretningskontakter med Zavod LLC, studere produksjonsprosessen og produktprøver;
• inngåelse av kontrakter for kjøp av råvarer og komponenter med LLC "Material" og JSC "Details";
• forhandling av vilkårene i kontrakten med leverandøren Producer LLC.

Reise for produksjonsarbeidere

Ofte "reise" konto for ingeniører for installasjon og installasjon av utstyr, byggherrer, arbeidere. For disse spesialistene er ethvert eksempel på en forretningsreiseoppgave fra følgende relevant:

• installasjon og innledende testing av produksjonsutstyr "Line-1" i verkstedene til JSC "Customer",
• installasjon, justering og igangkjøring av utstyr "Conveyor-100",
• garantiservice for maskinen "A-2",
• vedlikeholdsarbeid påproduksjonslinje JSC "Customer",
• uplanlagte reparasjoner, fikse maskinhavari,
• vedlikehold av utstyr.

Forretningsreisesjåfører

«Hjelmarbeidere» må ofte reise til andre byer for å frakte varer, dokumenter og levere spesialister til arbeidsstedene deres.

En forretningsreise for en ansatt i denne kategorien er vanligvis forbundet med følgende oppgaver:

• levering av kommersiell direktør for Standard LLC til stedet for forhandlinger med Client LLC,
• mottak av materialer på leverandørens lager, levering av last til territoriet til Our Firm LLC,
• bilreparasjon, kjøp av reservedeler,
• teknisk bildiagnostikk i en sertifisert biltjeneste.

Konklusjon

Nå vet du hvilke punkter det er viktig å være oppmerksom på når du arrangerer en ansatts tjenestereise. I denne artikkelen kan du velge et eksempel på formålet med forretningsreiser som passer ditt personlige tilfelle.