Typer og funksjoner for ledelseskontroll

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Ledelsesprosessen består av fem funksjoner: planlegging, organisering, bemanning, ledelse og kontroll. Dermed er kontroll en del av kontrollprosessen.

Kontroll er hovedmålsfunksjonen til ledelsen i en organisasjon: prosessen med å sammenligne faktisk ytelse mot etablerte bedriftsstandarder. Hver leder må overvåke og evaluere aktivitetene til sine underordnede. Ledelseskontroll hjelper til med å iverksette korrigerende handlinger fra lederens side i tide for å unngå uforutsette omstendigheter eller økonomiske tap for selskapet.

Den grunnleggende kontrollprosessen inkluderer tre trinn:

• Setter standarder.
• Måling av ytelse mot disse standardene.
• Korrigering av avvik fra standarder og planer.

Som en del av organisasjonens overordnede strategiske plan setter ledere mål forenheter i spesifikke, presise, operasjonelle termer som inkluderer planlegging for ytelse mot faktiske resultater.

Standarder som faktisk ytelse vil bli sammenlignet med, kan utledes fra tidligere erfaringer, statistikk og benchmarking (basert på beste praksis i bransjen). I den grad det er mulig, utvikles standarder på bilateral basis i stedet for at toppledelsen tar beslutninger ensidig basert på organisasjonens mål.

Hvorfor er lederkontroll nødvendig?

Hvis ansatte alltid gjorde det som er best for organisasjonen, ville det ikke vært behov for kontroll og ledelse. Men det er klart at folk noen ganger ikke er i stand til eller villige til å handle i organisasjonens beste interesse, og et sett med kontroller må settes på plass for å forhindre uønsket atferd og oppmuntre til ønsket handling.

Selv om ansatte er godt rustet til å gjøre jobben sin godt, velger noen å la være fordi individuelle mål og organisatoriske mål kanskje ikke er helt like. Det er med andre ord ingen justering av mål. I slike tilfeller må det tas skritt for å øke ansattes motivasjon og produktivitet.

En effektiv organisasjon er en der ledere forstår hvordan de skal administrere og kontrollere. Hensikten med kontroll som konsept og prosess er å bidra til å motivere og veilede ansatte i deres tildelte roller. Forståelseprosess- og ledelseskontrollsystemer er avgjørende for en organisasjons langsiktige effektivitet.

Uten nok kontrollsystemer kan forvirring og kaos overvelde en organisasjon. Men hvis kontrollsystemer kveler en organisasjon, kan den lide av mangel på gründerinnovasjon.

Utilstrekkelig kontroll over gjennomføringen av ledelsesbeslutninger kan i det minste føre til redusert produktivitet eller økt risiko for dårlige økonomiske resultater. I ytterste konsekvens, hvis ytelsen ikke overvåkes, kan det oppstå organisasjonssvikt.

Funksjoner ved et effektivt styringssystem

Et effektivt virksomhetsstyringssystem er et integrert sett med prosesser og styringsverktøy som hjelper til med å samordne selskapets strategi og årlige mål med daglige aktiviteter, overvåke ytelse og sette i gang korrigerende handlinger.

Et ledelseskontrollsystem er en kontinuerlig prosess for å forbedre ytelsen ved å sette individuelle og kollektive mål som stemmer overens med organisasjonens strategiske mål, planlegge ytelse for å nå disse målene, gjennomgå og evaluere fremgang og utvikle folks kunnskap, ferdigheter og evner. Kontrollsystemet bør fokusere på resultater.

Et effektivt styringssystem har følgende funksjoner:

1. Hjelper å oppnå organisasjonsmål.
2. Fasiliterer optimal bruk av ressurser.
3. Forbedrer seg tot alt settorganisasjonens ytelse.
4. Motiverer og øker ansattes moral.
5. Kontroll etablerer også disiplin og orden.
6. Klart definerte og forståelige ytelsesberegninger.
7. Sikrer fremtidig planlegging ved å revidere standarder.
8. Strategiske mål gjelder for alle nivåer i organisasjonen.
9. Effektiv kontroll minimerer feil.
10. Styrking av ledelse og ansattes engasjement.
11. Opnå prioriterte mål raskere.

Ledelseskontrollprosessen regulerer virksomheten til virksomheter på en slik måte at den faktiske ytelsen samsvarer med planen som er fastsatt på forhånd. Et effektivt kontrollsystem lar ledere unngå omstendigheter som fører til tap for selskapet.

18 lederkontrollfunksjoner

Ledelseskontroll er enhver prosess, verktøy eller system som er satt opp for å gjøre det mulig for ledelsen å regulere virksomheten til et selskap i samsvar med dets mål.

Kontroll utføres på lavere, mellom- og øvre ledelsesnivå. På hvert nivå vil kontrollen være forskjellig: toppledelsen vil være involvert i strategisk kontroll, mellomledelsen i taktisk kontroll og det lavere nivået i operativ kontroll.

Følgende er styringsbeslutningskontrollfunksjonene:

1. Planleggingsstrategi. Prosessen med å etablere en handlingsplan for å nå mål.
2. Kontrollkrav. Formell dokumentasjon av planer som krav og styring av endringer i disse planene etter behov.
3. Finansiell kontroll. Overvåking og regnskapsføring av selskapets budsjett.
4. Performance management. Prosessen med å bli enige om et sett med mål med ansatte og evaluere deres prestasjoner i forhold til disse målene.
5. Kontroll av arbeidet. Overvåk ansatte for å forbedre produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten på arbeidet.
6. Program- og prosjektledelse. Implementerer endring.
7. Risikokontroll. En gjentatt prosess med å identifisere, analysere og eliminere risiko.
8. Sikkerhetskontroll. Identifisering og eliminering av sikkerhetstrusler, og implementering av måter å redusere ulike risikoer på.
9. Overholdelseskontroll. Implementering av prosesser, prosedyrer, systemer, revisjoner, målinger og rapporter i samsvar med organisasjonens lover, forskrifter, standarder og interne retningslinjer.
10. Beregninger og rapportering. Beregning og kommunikasjon av meningsfulle målinger av organisasjonens ytelse.
11. Benchmarking. Iterativ prosess med benchmarking av resultater mot selskapets bransje, konkurrenter eller gjeldende beste praksis.
12. Kontinuerlig forbedring. Prosessen med å måle ytelse, forbedre den og måle den igjen.
13. Kvalitetskontroll. Sikre at produksjonsprodukter oppfyller spesifikasjonene. For eksempel implementering av en produkttestprosess på en produksjonslinje.
14. Kvalitetssikring. Kvalitetssikring er prosessen for å forhindre fremtidige kvalitetssvikt. For eksempel praksisen med å undersøke de grunnleggende årsakene til alle feilfor å søke etter produksjonsforbedringer.
15. Automasjon. Øk produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten gjennom automatisering.
16. Datahåndtering. Praksisen med å samle informasjon som kan være nyttig i fremtiden, samt dataanalyse.
17. Aksjestyring. Lagerstyring og regnskap for å unngå mangel eller overskudd.
18. Aset management. Kontroll over eiendeler som produksjonsanlegg, infrastruktur, maskineri, programvare og åndsverk.

Typer kontroll og deres egenskaper

Organisasjoner trenger kontroller for å avgjøre om planene deres er oppnådd og iverksette korrigerende tiltak om nødvendig. Hovedmålene for kontroll av lederbeslutninger:

1. Tilpasser seg endringer. Kontrollsystemet kan forutsi, overvåke og reagere på skiftende miljøforhold.
2. Minimering av feil. Produktiv ledelseskontroll og regnskap vil begrense antallet feil som oppstår i virksomheten til firmaet.
3. Minimering av kostnader og maksimering av fortjeneste. Hvis organiseringen av ledelseskontroll implementeres effektivt, kan det redusere kostnader og øke produktiviteten.

Bedrifter installerer kontrollsystemer på en rekke ulike områder og på ulike ledelsesnivåer. Ansvaret for å kontrollere ledelsesbeslutninger er omfattende. Det er forskjellige klassifikasjoner og egenskaper ved denne kontrollfunksjonen. En av de vanligste ser slik ut:

1. Forward control, også kjent som feedforward-kontroll, fokuserer på ressursene en organisasjon trekker ut fra miljøet sitt. Han kontrollerer kvaliteten og kvantiteten til disse ressursene før de når organisasjonen.
2. Overvåking fokuserer på å opprettholde kvalitets- og kvantitetsstandardene for produktet eller tjenesten i transformasjonsprosessen.
3. Endelig kontroll, også kjent som tilbakemeldingskontroll, fokuserer på resultatene til organisasjonen etter at transformasjonsprosessen er fullført. Selv om den endelige kontrollen kanskje ikke er like effektiv som den foreløpige eller nåværende, kan den gi ledelsen informasjon for fremtidig planlegging.

Kontroll er i henhold til en annen klassifisering delt inn i to brede kategorier – regulatorisk og normativ kontroll, og innenfor disse kategoriene er det flere typer. Typer ledelseskontroll er vist i følgende tabell.

Reguleringskontroll	Reguleringskontroll
Bureaucratic Financial Quality	Command Organisasjons

De følgende avsnittene beskriver hver type og undertype av kontroll i ledelsesaktiviteter.

Reguleringskontroll

Reguleringskontroll stammer fra standard driftsprosedyrer, noe som førte til kritikk av denne typen ledelseskontrollimplementering som utdatert og kontraproduktiv. Det innebærer fullstendig og total kontroll overalle områder av organisasjonen.

Ettersom virksomheter har blitt mer smidige de siste årene, takket være utflating av organisasjonshierarkier og utvidelse av grenser, påpeker kritikere at regulatorisk tilsyn snarere kan hindre oppnåelsen av målet. Nøkkelen fra synspunktet om å kontrollere organiseringen av ledelsesbeslutninger er samsvar med kontroll med organisasjonsmål.

Byråkratisk kontroll

Byråkratisk kontroll stammer fra autoritetslinjer som er avhengige av posisjon i organisasjonshierarkiet. Jo høyere underordningsnivå, jo mer vil personen ha rett til å diktere sin politikk. Byråkratiske kontroller har fått en dårlig rap, og det med rette. Organisasjoner som stoler for mye på kommandokjedeforhold hindrer fleksibilitet i tilfelle uforutsette situasjoner. Det finnes imidlertid måter ledere kan gjøre et selskap like fleksibelt og lydhørt overfor kundenes bekymringer på som enhver annen form for ledelseskontrollorganisasjon.

Hvordan opprettholde kommandokjeden samtidig som du opprettholder fleksibilitet og respons i systemet? Det er nettopp dette spørsmålet byråkratisk kontroll må løse. En løsning er standard driftsprosedyrer som delegerer ansvar nedover hierarkiet i selskapet.

Finansiell kontroll

Finansielle kontroller styrer sentrale økonomiske mål som ledere er ansvarlige for. Slike styringskontrollsystemer er vanlige blant firmaer organisert som flere strategiske forretningsenheter (SBUer). SBUer et produkt, en tjeneste eller en geografisk linje som har ledere som alene er ansvarlige for fortjeneste og tap. De er ansvarlige overfor toppledelsen for å oppnå økonomiske mål som bidrar til selskapets samlede lønnsomhet.

Denne kategorien ledelsesbeslutningskontroll setter begrensninger på utgifter. For ledere må en økning i utgiftene begrunnes med en inntektsøkning. For avdelingsledere er å holde budsjettet vanligvis en av de viktigste resultatindikatorene.

Så rollen til finansiell kontroll er å forbedre den generelle lønnsomheten samt å holde kostnadene rimelige. For å finne ut hvilke kostnader som er nødvendige, vil noen firmaer sammenligne resultatene til andre firmaer i samme bransje og deretter utføre en ledelseskontrollanalyse. Denne benchmarkingen gir data for å avgjøre om kostnadene er i tråd med bransjegjennomsnitt.

Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll beskriver graden av variasjon i prosesser eller produkter som anses som akseptable. For noen selskaper er standarden fravær av feil, det vil si fravær av endringer. I andre tilfeller er et statistisk ubetydelig avvik akseptabelt.

Kvalitetskontroll påvirker sluttresultatet av et produkt eller en tjeneste som tilbys kunder. Når en virksomhet konsekvent opprettholder utmerket kvalitet, kan kundene stole på egenskapene til firmaets produkt eller tjeneste, men det er ogsåskaper et interessant dilemma. Overdreven kvalitetskontroll av eksisterende produkter kan redusere responsen på unike kundebehov.

Reguleringskontroll

I stedet for å stole på organisasjonens standardpolicyer og prosedyrer, som i tidligere typer kontroll, styrer regulatorisk kontroll atferden til ansatte og ledere gjennom allment aksepterte atferdsmønstre.

Normativ kontroll avgjør hvor mye en bestemt type atferd er riktig og en annen er mindre. For eksempel kan en smoking være akseptabelt antrekk for en prisutdeling for amerikanske forretningsmenn, men helt malplassert ved en prisutdeling for skottene, der den formelle kilten er mer i tråd med lokale skikker. Imidlertid ble ingen skriftlig kleskode vedtatt.

Dermed er forskjellen mellom det regulatoriske og normative systemet for kontroll av ledelsesvedtak en formalitet. Regulatorisk kontroll er et uformelt styringssystem, i motsetning til regulatorisk kontroll.

Kommandokontroll

Denne organiseringen av kontroll over ledelsesbeslutninger har blitt vanlig i mange selskaper. Teamnormer er uformelle regler som gjør teammedlemmer oppmerksomme på sitt ansvar overfor kollegene.

Mens oppgaven til teamet vanligvis er formelt dokumentert, blir måtene deltakerne i prosessen samhandler på, vanligvis utviklet over tid når teamet går gjennom vekstfaser. Selv ledelsen er uformelt avt alt: noen gangerden utnevnte lederen kan ha mindre innflytelse enn den uformelle lederen. Hvis for eksempel opinionslederen har mer erfaring enn den formelle teamlederen, vil teammedlemmer sannsynligvis henvende seg til opinionslederen for veiledning som krever spesifikke ferdigheter eller kunnskaper.

Teamnormer har en tendens til å utvikle seg gradvis, men når de først er dannet, kan det ha en sterk innvirkning på selskapets atferd.

Organisasjonskontroll

Normer basert på organisasjonskultur er også en type normativ kontroll. Organisasjonskultur inkluderer de delte verdiene, troene og ritualene til en bestemt organisasjon. Dermed ligger denne typen kontroll i riktig samordning av normer og mål.

Formelle og uformelle styringssystemer

Det ble tidligere nevnt at forskriftskontrollen og alle dens underarter tilhører det formelle kontrollsystemet, mens normativ kontroll tilhører det uformelle. Tabellen nedenfor beskriver forskjellene mellom de to kontrollsystemene.

Formelt styringssystem	uformelt styringssystem
Organisasjonen har klare prosedyrer, regler og retningslinjer for å forklare de ulike ledelseskravene De motiverer ledelsen, så vel som underordnede, til å fullføre tildelte oppgaver på en slik måte at de oppnår operasjonelle mål i den optimale tidsrammen Brukes til å koordinere oppførselen til overordnede og underordnede	Organisasjonen er preget avuformelle og uskrevne prosesser for ledelsestilsyn De har som mål å gi høyere motivasjon blant ansatte og sikre riktig implementering av organisasjonens mål og strategier Uformelle styringssystemer øker også tilpasningen av mål
Et eksempel på et formelt system vil være reglene og retningslinjene som brukes av Human Resources for funksjoner som rekruttering og personalutvikling.	Et eksempel på et uformelt kontrollsystem er lojalitet til organisasjonen og respekt for organisasjonskultur som en atferdsstil for ansatte.

De brede kategoriene av regulatorisk og regulatorisk tilsyn er til stede i nesten alle organisasjoner, men den relative vektleggingen av hver type varierer. Innenfor regulatorisk kategori ligger byråkratiske, økonomiske og kvalitetskontroller. Den normative kategorien inkluderer kommando- og organisasjonsnormer. Begge kategorier av normer kan være effektive. Ledelsens oppgave er å bringe ansattes atferd i tråd med organisasjonens mål.

Derfor kan effektiv lederkontroll oppnås på flere forskjellige måter. Kontrollsystemer er utviklet for å samle inn data og bruke denne informasjonen til å hjelpe en organisasjon med å nå sine mål. Systemet fokuserer på effektiviteten til ulike organisatoriske elementer, framenneskelig aktivitet til økonomiske resultater.

Et etablert overvåkingssystem kan gi reelle fordeler for en bedrift – peke på problemer, planlegge nye strategier og sikre bedre koordinering mellom ulike avdelinger og divisjoner.