Bestemme behovet for personell: konseptet, planleggingsmetoder og måter å dekke det på

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

En av de mest verdifulle ressursene til ethvert selskap er de ansatte. Det er imidlertid ganske dyrt. Derfor er det ekstremt viktig å bestemme antall ansatte der du kan oppnå maksimal økonomisk effekt til lavest mulig kostnad. For dette brukes spesielle metoder og tilnærminger. Å fastsette behovet for personell er en av ledelsens prioriterte oppgaver. Hvordan denne prosessen utføres vil bli diskutert senere.

Typer arbeidsbehov

Prosessen med å avgjøre behovet for personell er et system med innebygde helhetlige tiltak. Dens oppgave er å oppnå spesifikke mål for produksjonsprosessen. Dette er en ganske komplisert prosedyre, siden det er nødvendig å bestemme ikke bare antall ansatte som skal utføre det nødvendigeoppgaver, men også å skape det mest effektive produksjonssystemet. Derfor velges også personell i henhold til deres kvalifikasjoner og erfaring. Opplæring gis etter behov.

I en organisasjon må planlegging dekke flere ulike utviklingsområder. I dette tilfellet vil prosessen med planlegging av arbeidskraftsressurser være så effektiv som mulig.

Det finnes ulike tilnærminger og metoder for å bestemme bemanningsbehov. Oftest er de delt inn i 2 hovedtyper:

• Lovende. Denne tilnærmingen kalles også strategisk. Det er knyttet til fremtiden til organisasjonen. Behovet for personell i dette tilfellet bestemmes i samsvar med organisasjonens valgte kurs. Samtidig beregnes på lang sikt ikke bare antall arbeidsressurser, men også kvalifikasjonsnivået til ansatte.
• Situasjonsbestemt. Slik planlegging gjør det mulig å gi produksjonen den nødvendige mengden ressurser på kort sikt. Med denne tilnærmingen rettes oppmerksomheten mot personalskifte, samt indikatorer for antall ferier, sykefravær, fødsels- og langtidspermisjoner, reduksjoner og så videre.

Planleggingsprosedyren gjennomføres fortløpende til ulike tidsperioder. Så en lignende prosedyre kan være:

• Kortsiktig – opptil 12 måneder.
• Middels - fra 1 år til 5 år.
• Langsiktig – mer enn 5 år.

Erfarne ledere bestemmer også de kvalitative og kvantitative behovene til ansatte. II det andre tilfellet kan du angi det nøyaktige antallet ansatte i selskapet. I en kvalitativ vurdering fastsettes behovet for personell av en viss kvalifikasjon.

kvantitativt behov

Definisjonen av kvalitative og kvantitative bemanningsbehov er vesentlig forskjellig. Planlegging går begge veier. Ved bestemmelse av kvantitative indikatorer velges en metode der det er mulig å beregne det optimale antallet ansatte i staten. Bestemmelsen av denne verdien utføres innen en viss tidsramme.

Bestemmelse av det kvantitative behovet for personell skjer ved hjelp av flere grunnleggende indikatorer:

• Vanlig antall ansatte. Dette er antall ansatte på listen for en bestemt dato. Dette tar hensyn til antall ansatte som forlot og ankom analysedagen.
• Vedleggsnummer. Antall ansatte som er i selskapets tilstand og som må komme på jobb den dagen for å utføre arbeidsoppgavene sine. Hvis vi finner forskjellen mellom gjennomsnittlig antall og fremmøtetall, får vi en indikator på heldags nedetid på grunn av ferie, forretningsreise, sykdom hos ansatte.
• Gjennomsnittlig antall ansatte. Denne indikatoren brukes til å spore antall ansatte for en viss periode. Den brukes i løpet av å beregne gjennomsnittslønn, arbeidsproduktivitet, omsetningsforhold, personalomsetning osv. Hvis du trenger å finne gjennomsnittlig antallansatte i en måned eller annen periode, summeres antall ansatte for hver dag, delt på antall dager. Dette inkluderer helger og helligdager. Hvis du trenger å bestemme gjennomsnittet for året, summer du gjennomsnittlig antall ansatte for hver måned. Resultatet er delt på 12.

For å bestemme de presenterte indikatorene, registrerer produksjonen lønn og oppmøte. Samtidig er informasjonskilden pålegg om ansettelse og avskjedigelse fra stilling, om flytting, avløsning, midlertidig fravær av en ansatt med god grunn osv.

For å beregne antall ansatte på en bestemt dato, brukes forskjellige metoder for å bestemme behovet for ansatte:

1. Metode for arbeidsintensitet. Forutsetter bruk av informasjon om tidspunktet for arbeidsprosessen.
2. Beregningsmetoder. Bruk data om tjenestepriser, jobber, antall og administrerbarhet.
3. Stokastiske metoder. Lar deg bestemme numeriske egenskaper ved hjelp av korrelasjons- eller regresjonsanalyse.
4. Metode for ekspertvurderinger. Involverer enkle eller utvidede (enkelt, flere) beregninger.

Kvalitetsindikatorer

Å fastsette det kvalitative behovet for personell er preget av betydelige vanskeligheter. Analytikeren må i løpet av en slik studie bestemme ikke bare antall personell, men også graden av profesjonalitet, kvalifikasjoner til arbeidere som organisasjonen trenger.

Vanskeligheten ligger i det faktum at det for øyeblikket ikke finnes et enkelt system for å bestemme kvaliteten på arbeidet, potensialet til ansatte. Det er bare en grunnleggende liste over egenskaper og kvaliteter som bestemmer graden av kvalifikasjon, ferdigheter til en ansatt:

• Økonomisk. De bestemmer kompleksiteten i arbeidet som den ansatte utfører, hans kvalifikasjoner, arbeidsforhold, tjenestetid og bransjetilknytning.
• Personlig. Tilstedeværelsen av visse ferdigheter, disiplin, effektivitet, samvittighetsfull utførelse av sine plikter, kreativitet og kreativitet.
• Organisatorisk og teknisk. Teknisk utstyr for arbeidskraft, dets attraktivitet, nivået på organisering av produksjonsteknologi, rasjonalisering.
• Sosiokulturelt. Sosial aktivitet, kollektivisme, moralsk og generell kulturell utvikling.

At fastsette behovet for personell i organisasjonen på kvalitative grunnlag er basert på følgende data:

• Organisasjonsstruktur.
• Inndeling av ansatte etter faglig kvalifikasjonsnivå (angitt i produksjon og teknisk dokumentasjon).
• Krav til jobber.
• Bemanning av de strukturelle avdelingene i selskapet.
• Regler for organisasjons- og ledelsesprosesser.

For hver kvalitetsfunksjon bestemmes behovet for antall personell. Det totale antallet ansatte som kreves for riktig drift av organisasjonen, bestemmes ved å summere resultatenefor hvert kriterium. For dette utvikles følgende organisasjonsdokumenter:

• Systemmål som selskapets organisasjonsstruktur bygges ut fra.
• Generell organisasjonsstruktur for bedriften og dens avdelinger.
• Bemanning.
• Jobbbeskrivelser. De brukes også i beregningen av arbeidsintensiteten til funksjonene til hoved- og lederstaben.

Faktorer som påvirker behovet for arbeidskraftsressurser

Det er visse faktorer som påvirker arbeidsstyrkeplanleggingsprosesser og bemanningskrav.

De kan være direkte eller indirekte, interne eller eksterne. Følgende faktorer har størst innflytelse:

• Arbeidsmarkedsforhold. De er definert av flere funksjoner. Betingelsene inkluderer den demografiske situasjonen, arbeidsledighet, utdanningskvaliteten, tilbud og etterspørsel etter arbeidskraft i ulike sektorer, involvering av arbeidsformidlingen i prosessene med opplæring av spesialister.
• Teknologiske innovasjoner. Aktiv fremgang i den moderne verden fører til forenkling av menneskelig arbeid, endrer innholdet. Dette krever rettidig omskolering av kvalifiserte spesialister.
• Endringer på lovområdet. Denne faktoren er vanskelig å forutsi. Dette viser til lovgivningen innen arbeidsbeskyttelse og sysselsetting.
• Konkurrenter rekruttering tilnærming. Organisasjonen må hele tiden overvåke og studere metoder og tilnærminger til arbeid med personellkonkurrenter. Basert på denne informasjonen justeres organisasjonens egen personalpolitikk.
• Bedriftens mål. De kan være kortsiktige eller langsiktige og følge en felles strategi.
• Finansiering. Hver organisasjon har visse økonomiske evner. Basert på dette velges også personalpolitikken til organisasjonen.
• Personalpotensial. Dette er grunnlaget for suksessen med implementeringen av markedsplanen. Hvis personalavdelingen til bedriften kan vurdere utviklingssonen, evnene til personellet, lar dette deg stenge nye ledige stillinger i tide.

Arbeidsstadier

Det er flere grunnleggende trinn for å bestemme bemanningsbehov. Oftest er det tre store prosesser som skiller seg ut i løpet av en lignende oppgave.

I det første trinnet analyserer selskapet sine egne ressurser. Dette er nødvendig for å avgjøre om det i fremtiden er mulig å dekke slike behov på egen hånd. I dette tilfellet er viktige indikatorer fortjeneste, omsetning av selskapet. Hun må ha nok ressurser til å betale sine ansatte.

Deretter i andre trinn gjennomføres en analyse av behovet for personell i siste periode. Konklusjonen gjøres om hensiktsmessighet og effektivitet i bruken av arbeidsressurser. Analytikeren identifiserer svakheter i denne prosessen. En langsiktig plan utvikles som lar deg fullstendig eliminere eller minimere den negative effekten av avskrekkende faktorer.

På tredje trinn er det akseptertbeslutning om konkrete handlinger på det personalpolitiske området for øyeblikket. Dette tar hensyn til organisasjonens overordnede mål og mål. Det tas beslutninger om å beholde og redusere enkelte ansatte. Etter analysen av fastsettelse av behovet for personell kan flere beslutninger tas:

• personalreduksjon;
• tiltrekke personell utenfra;
• opplæring og omskolering av personell.

De oppførte handlingene kan dessuten utføres samtidig. Det avhenger av situasjonen som har utviklet seg i organisasjonen.

Metoder for å bestemme behovet

Bestemmelse av behovene til en virksomhet for personell utføres i samsvar med visse metoder.

Det finnes flere populære teknikker:

1. Fotograferer en arbeidsdag. Dette er en effektiv, men svært tidkrevende metode. En ansatt har en rekke ansvarsområder. Under utførelsen blir tiden registrert. Denne tilnærmingen lar deg identifisere overflødige handlinger. I noen tilfeller blir det tatt stilling til behovet for arbeidet til en bestemt ansatt i den samlede produksjonsprosessen eller en ledig stilling som sådan. Det kan være nødvendig for små arbeidsmengder å kombinere to stabsenheter til én.
2. Beregning i henhold til servicestandarder. For hver ansatt settes visse resultatindikatorer basert på ulike standarder og regler. Ved å ha informasjon om den daglige produksjonshastigheten, kan ledere beregne behovet for ansatte påen periode.
3. Ekspertvurderinger. Dette er en av de mest populære metodene. Den brukes av forskjellige selskaper. Ledernes mening er avgjørende for å avgjøre behovet for personell. Men samtidig skal ledere være preget av høy opplæring og profesjonalitet. Det er viktig å ha en klar forståelse av utviklingen av denne industrien i fremtiden.
4. Ekstrapolering. Basert på dagens data lages en langtidsprognose. Dette tar hensyn til mulige endringer. Dette kan være en økning i priser, planlagte handlinger fra staten i denne industrien, dens utvikling i fremtiden, etc. Denne tilnærmingen brukes hvis de interne og eksterne forholdene i organisasjonen er stabile. I vårt land kan den bare brukes til kortsiktig planlegging.
5. Bygge en datamodell. Avdelingsledere overfører informasjon, på grunnlag av denne bygges en dataprognose for organisasjonens behov for arbeidskraft for et gitt perspektiv. Dette er en relativt ny metode, så den har ikke rukket å få nevneverdig distribusjon. Det krever betydelige økonomiske kostnader, samt involvering av relevante spesialister i arbeidet. Teknikken er mer egnet for store bedrifter.

Beregningsformler

Fastsetting av behov for personell utføres ved bruk av spesielle beregninger.

Før du velger en formel, må du finne ut hva selskapet er mer tilbøyelig til i prosessen med å gjennomføre sin personalpolitikk:

• Å økeproduksjonsvolum, noe som krever involvering av flere ansatte.
• Å redusere produksjonsmengden, noe som fører til frigjøring av arbeidsressurser.
• Produksjonsvolumet er ikke planlagt endret. Behovet for personell avgjøres av den naturlige bevegelsen av personell ved oppsigelse, dekret, pensjonsalder osv.

Derfor foregår beregningen og begrunnelsen av produksjonsveksten i planleggingsavdelingene til foretakene. For å øke produktiviteten tas alle faktorer i betraktning. For å bestemme det planlagte antallet ansatte, bruk formelen:

Chpsp=ChbpI + OI, hvor Nspp er gjennomsnittlig planlagt antall ansatte i planleggingsperioden, Nbp er antall ansatte i siste (grunn)periode, I er indeksen for endring i produksjonsvolum i fremtiden, OI er total endring i antall ansatte i basisperioden.

Gjennomsnittlig antall ansatte

At bestemme behovet for personell kan gjøres ved hjelp av en annen formel. Du kan bestemme gjennomsnittlig antall ansatte som følger:

Chss=ChyavKss, der Nss er tallet på gjennomsnittlig antall ansatte, Nyav er antall ansatte som kreves for å fullføre oppgaven i løpet av ett skift, Kss er koeffisienten til gjennomsnittlig antall ansatte.

Metoder for å dekke behovet

Når behovet for arbeidskraftsressurser er bestemt, skisser du måter å dekke det på:

• Ekstern. I dette tilfellet rettes oppmerksomheten mot nyutdannede fra spesialiserte utdanningsinstitusjoner, omskoleringssentre for personell, samt til forslagrekrutteringsbyråer, åpent arbeidsmarked.
• Innenriks. Selskapets ansatte gjennomgår omskolering, forbedrer sine ferdigheter. For dette formålet gjennomføres faglig utvikling for mulighet for karrierevekst. Denne tilnærmingen reduserer personalomsetningen.

Antall støttepersonell

Bestemmelse av behov for hjelpepersonell utføres også etter en enkel formel:

Chsvr=KrmRSKss, der Nvvr er antall oppførte støttemedarbeidere, Krm er antall jobber for støttemedarbeidere, RS er antall arbeidsskift på en dag.